Форма ведомость выдачи подарков

Ведомость выдачи подарков

Ведомость выдачи подарков оформляется в случаях, когда работодатель принял решение массово одарить своих сотрудников какими-либо безвозмездными поощрениями. Документ является оптимальным решением в ситуации, когда требуется подпись каждого сотрудника в том, что подарок получен.

Важно! Если подарки прописаны в трудовом договоре и являются поощрением за добросовестный труд, то они являются производственными премиями. Частью оплаты труда.

Именно в таких случаях и применима ведомость выдачи подарков. Подробные условия передачи подарка сотруднику оговариваются в 32 главе Гражданского кодекса Российской Федерации.

Поводы

Традиционные в нашей стране праздники, которые подразумевают (по желанию) выдачу материальных ценностей, всем известны. Это 8 марта, 23 февраля, 1 сентября, 1 июня – день защиты детей. Список можно продолжать долго, так как в каждой организации могут быть свои специфические профессиональные праздники.

Не стоит забывать о новогодних праздниках. В большинстве организаций принята выдача новогодних подарков детям сотрудников. Такой жест будет отличным показателем заботы со стороны работодателя.

Зачем оформлять

Казалось бы, подарок – благородный жест, не нуждающийся в документальном подтверждении. Однако для юридических лиц все сложнее. Обязательно нужно подтвердить факт передачи ценностей, так как в налоговой службе могут возникнуть вопросы относительно добрых намерений работодателя. Ведь от сотрудников взамен недобросовестными руководителями могут требоваться трудовые затраты. А это уже – выход за рамки закона, «серая» заработная плата. Что, естественно, приведет к административным наказаниям при проверках.

Элементы ведомости

Оптимальной для оформления бумагой станет бланк предприятия, в верхней части документа должно быть расположено название компании. Если такого бланка нет, то при заполнении лучше указать наверху наименование компании, которая таким образом проявляет заботу о сотрудниках.

Под названием предприятия может находиться надпись «Ведомость выдачи подарков к …». Вместо пробела необходимо вписать, какой праздник побудил руководство к вручению подарков. Под этой надписью – таблица. Каждому сотруднику в ней должна отводиться отдельная строка. Столбцы таблицы должны содержать:

• Порядковый номер записи.
• ФИО одариваемого сотрудника.
• Личную подпись о получении.
• Дату получения подарка. В этом же столбце удобнее указывать вид вручаемых материальных ценностей (например, косметический набор), если они одинаковые для всех. Если подарки разные, то стоит прописывать названия индивидуально в отдельных строках и ввести для этого отдельный столбец.

Документ имеет свободную форму. Каждая организация вправе самостоятельно устанавливать количество строк и столбцов, которые должны содержаться в документе. Так, в случае с детскими новогодними подарками детей у сотрудника может быть несколько. К тому же возраст этих детей может быть не подходящий для вручения. Например, совершеннолетние.

В такой конкретной ситуации стоит ввести столбцы с количеством детей и датой их рождения. Так и поступает большинство организаций в преддверии новогодних торжеств, выдавая своим сотрудникам подарки для их детей.

Ограничения

Каким бы добросердечным ни был работодатель, закон ограничивает сумму подарков, которые могут выдаваться за один год службы. Точнее, не ограничивает, а старается отрегулировать этот процесс таким образом, чтобы вручение подарков не стало планомерным способом оплаты.

Для этого на безвозмездно передаваемые материальные ценности накладывается налог (конкретно — НДФЛ), если их стоимость составляет более 4 тыс. руб. на одного сотрудника в течение одного календарного года. Конечно, это будет зависеть и от формы подарка. Все случаи, когда из этого правила делаются исключения, подробно прописаны в 8 пункте 217 статьи Налогового кодекса.

Бухгалтерская проводка

В бухучете презенты работникам проходят как материально-производственные запасы. Сумма, которая составляет фактическую стоимость подарков, не облагается НДС и поступает на дебет счета 10 либо 41. Списание этой суммы производится в организации через субсчет 91 под названием «Прочие расходы». В некоторых случаях требуется составление счета-фактуры и регистрация его в книге продаж.

Налоги и страховые взносы

Затраченные средства на подарки по закону нельзя учитывать при расчете налога на прибыль. Особенно если учет налога производится с разницы дохода и расхода. А также это не считается оплатой труда.

Таким образом, в бухгалтерском учете подарки числятся, а в налоговом – нет.

Что же касается страховых взносов, то они отчисляются от стоимости подарков только в том случае, если они были прописаны в трудовых договорах или срочных контрактах работника. Если же был оформлен договор дарения, то страховые взносы с суммы подарков не выплачиваются.

Особые случаи

Если работодатель решил одарить какого-либо работника индивидуально по случаю, например, дня рождения, то никто не вправе это ему запретить. Однако нелогично будет в такой ситуации заводить ведомость. Достаточно будет договора дарения. Согласно п.2 574 статьи Гражданского кодекса такой договор оформляется обязательно, если общая сумма подарка превышает 3 тыс. руб.

Внимание! Договор дарения не должен содержать ссылок на нормативные акты организации, на должность или какие-либо профессиональные достижения сотрудника.

Иначе сотрудники органа налогового контроля могут причислить это к поощрению за труд и взыскать прилагающиеся налоги (плюс пени за не выполнение).

Сопутствующие документы

Ведомость выдачи подарков невозможна без издания приказа руководителя организации. Часто эти две бумаги совмещаются друг с другом. А ведомость в этом случае является приложением либо одним из пунктов приказа. Обязательной частью приказа будет перечень тех сотрудников, которым будут выдаваться презенты.

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/vedomost-vydachi-podarkov/

Ведомость выдачи подарков

О подарках

Трудовое законодательство не только не запрещает, но и закрепляет за работодателем право на материальное поощрение работников (ст. 191 ТК РФ).

В соответствии с этой статьей работодатель может наградить работника не только ценным подарком или почетной грамотой, но и поощрить иным способом, закрепив такой вид поощрения в локальных нормативных актах (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка).

Как правило, речь в этом случае будет идти о подарках, приуроченных к датам: Новый год, день работника соответствующей отрасли, Международный женский день и т.п.

Подарки от работодателя — это всегда безвозмездная передача материальных ценностей. Как и любая иная мера поощрения, подарки позволяют:

• улучшить отношения работодателя с коллективом, создать доверительную обстановку;
• создать благоприятный психологический климат;
• стимулировать производительность труда и т.п.

Однако подарки всегда находятся под повышенным вниманием налоговых органов, и в некоторых случаях работодателю следует быть готовым доказать, что подарки были именно подарками, а не оплатой каких-то услуг. С этой целью дарение подарков подлежит отражению в документах.

Оформляем дарение подарков

Как правило, процедура приобретения подарков для работников оформляется следующим образом:

• первоначально на предприятии составляется смета, в которой оговаривается состав каждого подарка и его стоимость. При этом следует учитывать, что если стоимость подарка для одного сотрудника превысит 3000 рублей, потребуется в соответствии со ст.574 ГК РФ оформлять для такого подарка договор дарения. Смета утверждается руководителем;
• незадолго до события, в честь которого намечается дарение подарков, руководитель издает приказ (распоряжение) о приобретении подарков, в котором также оговариваются ответственные за приобретение и выдачу подарков по подразделениям лица;
• ответственные лица получают средства в подотчет и приобретают подарки/заключают договор на приобретение подарков и получают их у фирмы-продавца;
• приобретенные подарки раздаются работникам с оформлением ведомости.

Составляем ведомость

Установленной законом формы ведомости на получение подарков нет. Организация может сама разработать шаблон или воспользоваться приведенным на нашем сайте.

В ведомости выдачи подарков должны быть отражены:

1. реквизиты организации, номер ведомости, номер и дата приказа, на основании которого произведена закупка подарков, название подразделения (если ведомость составляется не для организации в целом);
2. ФИО, должность сотрудника, получившего подарок;
3. стоимость подарка;
4. дата получения подарка;
5. подпись сотрудника.

Оформляется ведомость обычно в виде таблицы. Под таблицей руководитель подразделения или иное ответственное за выдачу подарков лицо ставит свою подпись.

Источник статьи: http://zakonius.ru/obrazec/vedomost-vydachi-podarkov

Ведомость выдачи подарков

Тип документа: Ведомость

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 28,5 кб

Ведомость выдачи подарков является документом, подтверждающим передачу работодателем подарков работникам. Под подарками согласно статье 572 ГК РФ понимаются вещи, деньги, сертификаты.

Назначение документа

Традиция дарить подарки к праздникам и в честь памятных дат существует в организациях давно. Как правило, выдача подарков приурочена к Новому году, 8 марта, профессиональным праздникам и т.п. Однако передача материальных ценностей работникам достаточно часто становится объектом пристального внимания налоговой службы, которая может потребовать у работодателя документы, подтверждающие безвозмездность передачи, то есть факт того, что подарок не вручен в обмен на какие-то услуги.

Для обеспечения доказательной базы операции по дарению материальных ценностей должны быть задокументированы.

Первым этапом будет составление распорядительного документа, подписанного руководителем организации, в котором будет прямо обозначено распоряжение закупить подарки.

Приказ оформляется на бланке организации. В нем указывается стоимость каждого подарка и перечисляются ФИО сотрудников, для которых эти подарки предназначены.

Передача в дар материальных ценностей в некоторых, предусмотренных законом (в частности ст. 574 ГК РФ) случаях требует оформления дополнительного договора дарения, который может быть составлен как один общий документ на весь рабочий коллектив.

Выдача подарков должна быть оформлена специальной ведомостью. Ее форма не определяется на законодательном уровне, и организация может разработать бланк сама.

Составление ведомости

В ведомость выдачи подарков, как правило, вносятся и реквизиты для первички, которые в дальнейшем позволяют облегчить бухгалтерскую проводку операции.

Содержит ведомость следующие разделы:

1. »шапку», в которой указывается название организации, дата составления ведомости (выдачи подарков), название и номер документа. В «шапке» должны быть указаны дата и номер распорядительного документа, на основании которого проводится выдача подарков;
2. таблицу, в которую включаются графы с ФИО сотрудника — получателя подарка, должностью, суммой подарка (без НДС и с НДС), дата получения подарка и графа, в которой сотрудник, получив подарок, поставит свою подпись;
3. подписи главного бухгалтера и руководителя организации, лица, ответственного за выдачу подарков.

В зависимости от повода в таблицу могут быть внесены и дополнительные графы: ФИО детей, даты рождения детей, наименование подарка и т.п.

Хранение

Ведомости выдачи подарков хранятся в бухгалтерии в течение 5 лет.

Источник статьи: http://dogovor-obrazets.ru/%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86/%D0%92%D0%B5%D0%B4%D0%BE%D0%BC%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%8C/%D0%92%D0%B5%D0%B4%D0%BE%D0%BC%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%8C_%D0%B2%D1%8B%D0%B4%D0%B0%D1%87%D0%B8_%D0%BF%D0%BE%D0%B4%D0%B0%D1%80%D0%BA%D0%BE%D0%B2

Выдача подарков: образец ведомости

Компания закупила подарки для сотрудников и планирует их вручить на корпоративе по случаю Нового года. Факт передачи презента работнику нужно оформить специальным документом — ведомостью. Рассмотрим, как составить этот документ в 2020 году, и ознакомимся с его образцом.

Для чего нужна ведомость на подарки

Основное назначение ведомости — подтвердить факт передачи сотруднику подарка. Ее составление необязательно, но желательно. Это избавит вас от лишних вопросов и претензий со стороны проверяющих органов.

С помощью ведомости также можно отследить, кому из сотрудников подарок не был вручен. Как правило, она составляется при выдаче подарков нескольким сотрудникам. Если в организации трудится всего один работник, ведомость на него составлять не нужно, а можно заключить договор дарения.

Как составить ведомость на выдачу подарков

Унифицированного бланка этого документа нет. Ведомость составляется в свободной форме с указанием следующих сведений:

• наименования организации (ФИО ИП);
• даты и места составления ведомости;
• названия документа;
• порядкового номера записи;
• ФИО сотрудников (их детей), которым вручается подарок;
• даты передачи подарка;
• подписи сотрудника, получившего подарок;
• названия подарка и его стоимости (не обязательно).
• ФИО ответственного лица.

Если подарок выдается не сотруднику, а его ребенку, в форме ведомости ничего менять не нужно, так как расписываться в ней в любом случае будет работник — как законный представитель.

Какие документы нужно составить кроме ведомости

Помимо ведомости потребуются:

• Приказ о проведении праздничного мероприятия.

Он нужен, если подарки будут вручать на корпоративе.

• Приказ о приобретении подарков.

Его можно не составлять отдельно, а объединить с приказом о выдаче подарков.

• Приказ о выдаче подарков.

На основании этого приказа происходит выдача подарков работникам. С его образцом вы можете ознакомиться в этой статье.

• Договор дарения.

Заключается с сотрудником в письменном виде, если стоимость подарка превышает 3 000 руб.

Подводим итоги

• Ведомость подтверждает факт выдачи подарков сотрудникам. Ее составление поможет избежать претензий со стороны проверяющих.
• Унифицированного бланка ведомости нет, она оформляется в свободной форме.
• Факт получения подарка сотрудник подтверждает своей подписью в ведомости.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник статьи: http://blogkadrovika.ru/vydacha-podarkov-obrazec-vedomosti/