Как начать описание праздника

Эксперты Национального календаря ежегодно просматривают информацию более чем о 5000 событиях. Сегодня мы расскажем как сделать страницу своего события максимально информативной, эффективной и привлекательной, разбирая на «живых примерах». Помните, у вас есть в среднем 1,5 минуты внимания каждого из ваших потенциальных участников, чтобы заинтересовать его.

1. Название

Название события, как газетный заголовок, должно само по себе вызывать интерес и спровоцировать читателя продолжить знакомство с событием, захватить его внимание. Передайте суть мероприятия в нескольких словах, коротко и лаконично

Перегруженное ненужными для туриста подробностями название не читается вовсе. Оставьте для официальных документов формулировки «международный историко-культурный», «XIX муниципальный», «совместная акция жителей и родственников» и т. д. .

2. Время и место проведения

С указанием этой, казалось бы, элементарной информации часто возникают проблемы. Вместе с тем ее достоверность невероятно важна. Ведь гости должны знать, когда и куда приходить на событие.

Если в момент заполнения вы не знаете точные дни проведения вашего события, а только, к примеру, месяц или приблизительные числа, не указывайте весь месяц. Укажите приблизительные числа и напишите фразу «Дата проведения уточняется». Как только вы определитесь с датами, обязательно обновите данные на странице. Не надейтесь, что люди «пойдут» искать подтверждение на ваш официальный сайт и уж тем более позвонят. Скорее всего, они просто закроют страницу вашего события и найдут другое с более достоверной информацией.

НЕПРАВИЛЬНО:

Это яркий пример того, как не надо оформлять свое событие. Вот почему:

Название мероприятия. Перегруженное ненужными для туриста подробностями название не читается вовсе, да и ему не это интересно. Информацию о том, что это международный фестиваль имеющий отношение к декоративно-прикладному искусству и парковой скульптуре надо переносить в описание. Однако, обратим внимание, в описании про это почти ничего не сказано.

Адрес указан не подробно. Не скрывайте от своих гостей адрес мероприятия, если только вы действительно не хотите их видеть. Если мероприятия в рамках события проходят на разных площадках, указывайте на каких именно. Турист «имеет право» знать, что ему предстоит посетить. В противном случае информация выглядит неполной, размытой и даже недостоверной. Вы бы рискнули поехать на такое событие?

Дата события должна быть указана верно, не забудьте отметить время начала и окончания мероприятия.

ПРАВИЛЬНО:

Это пример удачного заполнения информации о событии. Название — лаконичное и уникальное.
Место и время проведения точно отвечают на вопрос ГДЕ? и КОГДА?.

3. Описание события

Итак, с программой минимум покончено. Что дальше? Дальше заинтересовавшийся турист открывает страницу вашего события и должен увидеть на ней «вкусный» текст о вашем проекте. И здесь крайне важно первое предложение. Помните, эту информацию будут читать люди, которые выбирают события из десятков других предложений. Всегда ставьте себя на место этого человека: какой текст смог бы вас взволновать? Что бы вы сами хотели из него узнать, чтобы увидеть «картину» предстоящего события? Проверьте свое описание события на друзьях – можете узнать много нового!

1. Старайтесь избегать шаблонных фраз, которые, поверьте, у ищущего туриста в какой-то момент сливаются в труднопонятную массу. Следующие два описания события относятся к празднику Масленица в разных регионах, но вряд ли вы поймете в чем разница:

«Праздничные народные гуляния пройдут в городском парке на поляне перед *** дворцом. Гости города смогут покататься с горок, поучаствовать в традиционных играх и забавах, посмотреть выступления творческих коллективов города, совершить прогулку на санях, запряженных лошадьми. А еще можно вдоволь насладиться блинами со вкусными начинками, которые готовят в торговых рядах, и согреться горячим чаем».

“На импровизированной сцене пройдет театрализованное масленичное представление «Широкая Масленица» со сказочными персонажами праздника: Весна, Зима, Масленица, баба Яга, Кикимора, Леший, медведь, заяц, скоморохи. Актеры расскажут зрителям о происхождении и традициях праздника. Зрителей ждут красочные выступления хореографических и вокальных коллективов города. Заканчивается представление проводами матушки Зимы с последующим сжиганием ее чучела и встречей красавицы Весны. Праздник сопровождается традиционными русскими забавами: перетягиванием каната, лазанием по гладкому столбу».

Несмотря на то, что праздник масленица традиционен и проходит приблизительно по одному сценарию, всегда есть то, что отличает вас от других и, прежде всего, это ваша эмоция. А гости едут именно за впечатлениями и эмоциями. Старайтесь их передать уже в описании события. Текст может быть не большой, но очень оригинальный по стилю и/или по содержанию. Он должен быть уникальный.

2. Не скупитесь на слова, но и не разглагольствуете. Вы стараетесь привлечь к себе внимание и рассказать о своем проекте, так не бойтесь это делать подробно и эмоционально.

Дайте информацию о событии, а не мнение или риторику.

Избегайте пустых, лишних слов, которые не дают читателю полезной информации. Например, «веселое и захватывающее празднование Масленицы», сопровождаемое списком участвующих организаций, не говорит ровным счетом ни о чем.

Не полагайтесь на прилагательные, такие как «веселье», «интересный» и «захватывающий». Пусть вещи, которые вы планируете, говорят сами за себя.

НЕПРАВИЛЬНО:

Для тех, кто ни разу не был на этом фестивале из описания становится не ясно: спортивное ли это мероприятие или фестиваль, посвященный концертмейстерам, которые совсем не сочетаются с фотографиями.
Кроме того, из такого лаконичного описания совсем не ясно, что ожидает гостей фестиваля и какая предусмотрена программа.

ПРАВИЛЬНО:

«ОТДЫХАТЬ – вот главная задача ДНЯ РУССКОЙ ЛЕНИ! Лёжа на кроватях, диванах, гамаках и матрасах, размещённых повсюду, гости смогут есть и пить ленивую еду и ленные напитки, слушать стихи, сказки и рассказы ленивых писателей и поэтов, смотреть театрализованные представления и кино в лежачем кинотеатре, валяться на сеновале в компании сказочных лентяев, принимать участие в кроватных гонках и ленивых мастер-классах, играть в ленивые игры, посещать ленивые выставки, тискать сонных овечек, наслаждаться музыкой лежачего оркестра, рисовать с ленивыми художниками и просто любоваться природой» (Описание фестиваля «День русской лени»).

В этом, безусловно, оригинальном описании, очень ярко передана атмосфера самого события. Несмотря на то, что в целом программа стандарта – дегустации, конкурсы, мастер-классы – подана она свежо.

3. Вы рассказываете о событии для туристов, а не для чиновников или потенциальных спонсоров.

Туристам не важно знать, какие цели и задачи ставят перед собой организаторы событий. Посещая события, люди хотят развлечься, узнать что-то новое, провести хорошо время и получить позитивные эмоции.

Сделайте описание события более осязаемым, добавьте информацию о главных составляющих программы, легенды связанные с возникновение праздника, история главного героя праздника (дед Мороз, Снегурочка, Баба Яга и т.п)

НЕПРАВИЛЬНО:

«Цель Фестиваля – объединение людей, имеющих активную гражданскую позицию в вопросах здоровьесберегающей деятельности и продвижении русской народной культуры. Задачи Фестиваля: пропаганда здорового образа жизни. »

Также не забывайте проверять свой текст перед публикацией: предложения в тексте должны быть согласованы, проверяйте грамматику и пунктуацию.

«Главная цель фестиваля — вовлечение зрителей в процесс созидания. Кроме выступления артистов, у Вас будет возможность построить арт-объекты собственными руками. Добровольчество. Фестиваль построен и организован волонтёрами. Нам нужны Ваши руки, идеи, время, оборудование, снаряжение и материальная поддержка. Цена входа для зрителей — это участие, позитивный настрой и уважение правил фестиваля. Мы дарим фестиваль, входной билет отсутствует. Экология.».

4. Фотографии

Фотография несет в себе минимум 50% информации о событии. Прежде всего, они должны быть высокого качества, с высоким разрешением, а также грамотны построены с точки зрения композиции. Привлекательная картинка может захватить интерес читателя и побудить его продолжить знакомство с событием. Отсутствие фотографии или плохая фотография (плохого качества, неуместная по смыслу) наносит большой урон всему описанию. Визуальное восприятие особенно необходимо, когда речь идет о туристических событиях, главная цель которых подарить своим гостям сильные положительные эмоции.

Рекламный плакат, созданный для мероприятия, но уменьшенный до размера эскиза, с текстом, который является видимым, но неразборчивым

(Аналогично) слайд из презентации, уменьшенной до размера эскиза

Изображение, заполненное логотипами партнеров

Изображения, для которых у вас нет разрешения на использование или согласие на использование от правообладателя и (если это необходимо) людей на изображении.

НЕПРАВИЛЬНО:

Очень комично смотрится одинокий кабан на грязной дорожке, тогда как в названии события речь идет о соревнованиях по мотокроссу.

ПРАВИЛЬНО:

В первом случае фотография нас отсылает к легендарному советскому фильму «Бриллиантовая рука». Конечно, многие захотят порыбачить на том же самом месте, что и герой Юрия Никулина.
Во втором случае представлены фотография отличного качества, которая также привлекает внимание и провоцирует, как минимум, посмотреть подобные фото-работы с фестиваля.

Итак, мы рассказали о минимальном, но важном наборе информации о событии, которая необходима, чтобы заинтересовать клиента. Подытожим:

1. Дайте событию короткое и яркое название.

2. Ответьте точно на вопросы «Где?» и «Когда?»

3. Обдумайте описание события.

Сразу дайте самую интересную и важную информацию. Ваша задача — быстро привлечь внимание. Следом кратко объяснить почему это событие важное и интересное, что в нем особенного, рассказать, чем гости смогут заняться на данном мероприятии. Дальше можно подробнее описать программу события: какие мероприятия проходят на фестивале с указанием места и времени, чем они примечательны. В конце дать яркое описание атмосферы события с использованием прилагательных. Последняя часть — даст необходимые эмоции к общему представлению о мероприятии.

Примеры удачного заполнения страниц по всем перечисленным позициям:

Источник статьи: http://eventsinrussia.com/blog/kak-napisat-o-sobytii-tak-chtoby-na-nego-zahotelos-poehat

Как организовать праздник своими силами: полное руководство для начинающих

Существуют тысячи деталей, которые следует учитывать при самостоятельной организации праздника или мероприятия любого типа. Чтобы устроить идеальный праздник, придется уделить максимум внимания предварительному планированию.

Если вы решили сэкономить на event-агентстве, став единственным ответственным лицом, первый опыт организации праздника наверняка приведет вас в ужас. Но не отчаивайтесь.

Есть проверенные, достаточно простые принципы, которым следуют профессиональные организаторы торжеств. Просто делайте все по плану, и успех придет к вам.

Крупные мероприятия, такие как свадьба или корпоративная вечеринка, требуют детального плана и многочисленных встреч с артистами, музыкантами, поставщиками оборудования, оформителями и другими ключевыми персонажами вашего вечера.

Оставайтесь организованными, доброжелательными, пунктуальными, при необходимости ведите записи и письменные отчеты. Организованность – главный секрет успеха.

Цель мероприятия

Как бы это цинично ни звучало, всякое мероприятие преследует цель. Если планируете частную вечеринку (свадьба, юбилей совместной жизни, день рождения), уделите внимание личным штрихам. Виновники торжества должны почувствовать себя особенными на вечеринке.

Готовится благотворительное мероприятие по сбору средств? Тогда сделайте все возможное для привлечения максимального числа состоятельных гостей. Продумайте аукционы, игры, конкурсы, другие идеи для удовлетворения поставленной цели.

У презентаций, корпоративных вечеринок, тимбилдинга – вез1де есть четкие цели.

Организовать праздник своими силами – значит вложить много тяжелого труда и творчества, продемонстрировать высокие организаторские способности и внимание к деталям ради достижения конечной цели.

Команда помощников

При самостоятельной подготовке праздника крайне желательно иметь вокруг себя команду помощников. Разумеется, это будут не профи из event-агентства, а такие же любители.

Соберите команду и начните с нуля коллективным мозговым штурмом.

Обязательно записывайте все идеи и предложения помощников. Согласовывая элементы праздника, сделайте подробный чек-лист. Копии списка раздайте членам команды.

В дальнейшем вы будете сверять ход подготовки с этим чек-листом.

Планирование бюджета мероприятия

Отталкивайтесь от приблизительной суммы, достаточной для успеха всех элементов мероприятия. Вначале праздничный бюджет – игрушка, с которой можно делать что угодно.

Пускай каждый помощник подсчитает расходы на свою часть: кейтеринг, выступления, аренда и оформление зала, печатная продукция. Вместе заново пересчитайте все и сведите бюджет.

Рассмотрите альтернативные предложения, чтобы сэкономить. Рассматривайте бюджет мероприятия как некий диапазон возможностей, а не конкретную точную сумму.

Бюджеты постоянно меняются, непредвиденные расходы могут всплыть в самый неудачный момент. Поэтому всегда оставляйте небольшое «пространство для маневра».

Дата и график мероприятия

Любая подготовка праздника имеет четкий дедлайн – намеченную дату торжества.

Начните с графика подготовки, привязанному к этому времени. В графике отмечайте встречи, сроки оплаты, распоряжения – любые мелочи, без которых праздник невозможен.

Небольшое исследование

Звучит не слишком вдохновляюще, однако хороший организатор торжеств обязан внимательно ознакомиться с образом, интересами человека (компании), для которого готовится праздник.

Соберите образы, которые вдохновляют вас на конкретный случай. Создайте mood board – композицию из графических образов и текста, создающую определенное видение жизни, настроение. Включите в эту композицию свои, оригинальные творческие идеи.

Неисчерпаемым источником праздничных идей, стилей и тем станет сайт Pinterest.

Место проведения торжества

Где бы ни проводился ваш праздник, место решает многое.

При выборе места проведения торжеств учитывайте количество гостей, статус и бюджет мероприятия, комфорт и безопасность. Список вопросов довольно обширный.

Достаточно ли туалетов для расчетного количества гостей?

Удобно ли гостям добираться сюда? Есть ли поблизости паркинг?

Хватит ли мощности электрической сети для звукового и осветительного оборудования?

Позволяет ли банкетный зал разместить людей с ограниченными возможностями?

Имеется ли поблизости интересное и безопасное место для малышей?

Будьте реалистичными и не ленитесь, выбирая площадку для грядущего праздника.

Не стоит хвататься за первый ресторан или отель рядом с офисом – выполните домашнюю работу и хорошенько обдумайте все предложения. От этого зависит успех торжества!

Приглашения и реклама

Как только дата, место и список гостей определены, начинайте информировать.

Приглашенные должны иметь время на раздумья и подготовиться к участию в празднике. Людям требуется время, чтобы отпроситься с работы, пристроить ребенка, скупиться.

Тип приглашений зависят от формата мероприятия. Это могут быть плакаты, объявления в медиа, листовки, персональные пригласительные, электронные письма или уведомления в социальных сетях. Последние идеально подходят для сбора данных, потому что есть три варианта ответа на выбор: «Пойду», «Возможно, пойду» или «Не могу пойти».

Оформление банкетного зала

Переходя к декору, определитесь с темой мероприятия. Винтажная вечеринка, морская тематика и вечеринка в стиле «Звездных войн» требуют совершенно разного декора.

Оформление играет важную роль в достижении цели мероприятия. Для дня рождения ребенка потребуется море воздушных шариков и ярких украшений. Для благотворительных вечеров нужны трогательные фотографии, которые взывают к эмоциям присутствующих.

При оформлении банкетного зала будьте практичными. «Меньше – значит больше» — правило организации успешных и экономных праздников, после которых к тому же проще убирать.

Звуковое и осветительное оборудование

Если вы решились организовать праздник своими силами, подбор и установка оборудования для сцены ляжет на ваши плечи. Придется ответить на ряд технических вопросов.

Нужна ли музыка для мероприятия? Если да, какую систему арендовать? Какие песни включить в праздничный плейлист? Стоит ли заказать живую музыку? Какое освещение требуется?

Людям, не имеющим опыта организации праздников, мы настоятельно рекомендуем доверить выбор и установку оборудования профессионалам. Это не раздует праздничный бюджет, зато исключит неприятные заминки и высвободит массу времени на остальное.

Еда и напитки на праздник

Гости будут гораздо счастливее, если на мероприятии обустроен роскошный бар с большим выбором алкоголя, прохладительных напитков и закусок. Хороший бар сгладит многие недостатки вечеринки, поэтому данный элемент требует особого внимания!

Выбор праздничного меню – совершенно новый уровень ответственности для новичка. Существует масса рисков, связанных с аллергией, убеждениями и кулинарными предпочтениями гостей. Вы, организатор торжества, в ответе за все.

Главный кошмар – если кто-то из гостей отравится. Чтобы застраховаться от неприятностей, договоритесь с надежной, авторитетной кейтеринговой компанией (если бюджет позволяет).

Для одних праздников проще организовать буфет, где гости могут сами выбирать лакомства. Другие мероприятия требуют традиционного обслуживания стола официантами.

Во втором случае важны последовательность и скорость обслуживания. Гости не желают смотреть, как едят соседи. Необходимо подавать блюда быстро и одновременно всем.

При выборе праздничного меню отдавайте предпочтение блюдам, которые легко сервировать, учитывая религиозные убеждения и диетические требования гостей. На празднике стоит предусмотреть вегетарианские, безглютеновые, постные блюда.

Выбор артистов и поставщиков

Важно найти надежных людей для каждого элемента праздника.

Праздничных фотографов, видеографов, флористов, художников, музыкантов, DJ, ведущих, а также транспорт можно найти по личным рекомендациям или в интернете.

Советуем ознакомиться с отзывами, портфолио, а по возможности лично проверить человека, с которым намерены сотрудничать. Важен не только профессиональный уровень кандидата, но и качество оборудования, возможность сотрудничать (совместимость, если хотите).

Серьезный фактор – расстояние и надежная связь. Артистов и поставщиков желательно выбирать из своего города. Во-первых, выйдет дешевле. Во-вторых, значительно надежнее.

Неважно, какой праздник вы устраиваете. В одиночку невозможно сделать все!

Искусство организации торжеств заключается в том, чтобы планировать, передавать обязанности надежным исполнителям, наблюдать, вдохновлять и координировать.

Приблизительный список дел при организации праздника своими силами:

Три недели до праздника

1. Определиться с местом торжества, учитывая число и возраст гостей

2. Сформировать окончательный список приглашенных

3. Определиться с темой мероприятия

4. Отправить пригласительные или обзвонить гостей

5. Договориться насчет праздничного меню

6. Продумать список помощников: бармены, повара, артисты

Две недели до праздника

1. Выбрать музыку, заказать оборудование и нанять DJ

2. Подготовить столы, посуду, столовые приборы и скатерти

3. Составить список мелочей, которые необходимо докупить в магазине

Одна неделя до праздника

1. Тщательная уборка. Если событие планируется дома, самое время для генеральной уборки. Если арендуете банкетный зал, пропускаем этот шаг.

2. Расстановка мебели и оборудования. При расстановке дважды проверяем удобство для гостей и выступающих, доступ к бару, столам, сцене и т.д.

3. Подготовка бара: запас напитков и продуктов, инвентарь, украшения

4. Проверка необходимой посуды и столовых приборов, чтобы всем хватило

Три дня до праздника

1. Оформление места проведения торжества

2. Установка указателей, мусорных корзин и прочих мелочей

3. Выбор удобного места для гардеробной, поиск вешалок и оборудования

4. Большой поход в магазин за свежими продуктами (если готовите дома)

Один день до праздника

1. Расставьте столы для гостей

2. Купите цветы и завершите оформление зала

3. Начните готовить блюда, которые могут пережить ночь

4. Если вечеринка дома, уберите подальше ценные вещи

5. Подготовьте все для выступления артистов

Непосредственно день праздника

1. Расставьте стулья и кресла

2. Подготовьте блюда, которые подаются свежими

3. Заполните продуктами и напитками буфетную зону

4. Встречайте и рассаживайте дорогих гостей

Источник статьи: http://joyday.me/magazine/article/kak-organizovat-prazdnik-svoimi-silami-polnoe-rukovodstvo-dlya-nachinayushchikh/