Как организовать праздник фестиваль

Как организовать праздник своими силами: полное руководство для начинающих

Существуют тысячи деталей, которые следует учитывать при самостоятельной организации праздника или мероприятия любого типа. Чтобы устроить идеальный праздник, придется уделить максимум внимания предварительному планированию.

Если вы решили сэкономить на event-агентстве, став единственным ответственным лицом, первый опыт организации праздника наверняка приведет вас в ужас. Но не отчаивайтесь.

Есть проверенные, достаточно простые принципы, которым следуют профессиональные организаторы торжеств. Просто делайте все по плану, и успех придет к вам.

Крупные мероприятия, такие как свадьба или корпоративная вечеринка, требуют детального плана и многочисленных встреч с артистами, музыкантами, поставщиками оборудования, оформителями и другими ключевыми персонажами вашего вечера.

Оставайтесь организованными, доброжелательными, пунктуальными, при необходимости ведите записи и письменные отчеты. Организованность – главный секрет успеха.

Цель мероприятия

Как бы это цинично ни звучало, всякое мероприятие преследует цель. Если планируете частную вечеринку (свадьба, юбилей совместной жизни, день рождения), уделите внимание личным штрихам. Виновники торжества должны почувствовать себя особенными на вечеринке.

Готовится благотворительное мероприятие по сбору средств? Тогда сделайте все возможное для привлечения максимального числа состоятельных гостей. Продумайте аукционы, игры, конкурсы, другие идеи для удовлетворения поставленной цели.

У презентаций, корпоративных вечеринок, тимбилдинга – вез1де есть четкие цели.

Организовать праздник своими силами – значит вложить много тяжелого труда и творчества, продемонстрировать высокие организаторские способности и внимание к деталям ради достижения конечной цели.

Команда помощников

При самостоятельной подготовке праздника крайне желательно иметь вокруг себя команду помощников. Разумеется, это будут не профи из event-агентства, а такие же любители.

Соберите команду и начните с нуля коллективным мозговым штурмом.

Обязательно записывайте все идеи и предложения помощников. Согласовывая элементы праздника, сделайте подробный чек-лист. Копии списка раздайте членам команды.

В дальнейшем вы будете сверять ход подготовки с этим чек-листом.

Планирование бюджета мероприятия

Отталкивайтесь от приблизительной суммы, достаточной для успеха всех элементов мероприятия. Вначале праздничный бюджет – игрушка, с которой можно делать что угодно.

Пускай каждый помощник подсчитает расходы на свою часть: кейтеринг, выступления, аренда и оформление зала, печатная продукция. Вместе заново пересчитайте все и сведите бюджет.

Рассмотрите альтернативные предложения, чтобы сэкономить. Рассматривайте бюджет мероприятия как некий диапазон возможностей, а не конкретную точную сумму.

Бюджеты постоянно меняются, непредвиденные расходы могут всплыть в самый неудачный момент. Поэтому всегда оставляйте небольшое «пространство для маневра».

Дата и график мероприятия

Любая подготовка праздника имеет четкий дедлайн – намеченную дату торжества.

Начните с графика подготовки, привязанному к этому времени. В графике отмечайте встречи, сроки оплаты, распоряжения – любые мелочи, без которых праздник невозможен.

Небольшое исследование

Звучит не слишком вдохновляюще, однако хороший организатор торжеств обязан внимательно ознакомиться с образом, интересами человека (компании), для которого готовится праздник.

Соберите образы, которые вдохновляют вас на конкретный случай. Создайте mood board – композицию из графических образов и текста, создающую определенное видение жизни, настроение. Включите в эту композицию свои, оригинальные творческие идеи.

Неисчерпаемым источником праздничных идей, стилей и тем станет сайт Pinterest.

Место проведения торжества

Где бы ни проводился ваш праздник, место решает многое.

При выборе места проведения торжеств учитывайте количество гостей, статус и бюджет мероприятия, комфорт и безопасность. Список вопросов довольно обширный.

Достаточно ли туалетов для расчетного количества гостей?

Удобно ли гостям добираться сюда? Есть ли поблизости паркинг?

Хватит ли мощности электрической сети для звукового и осветительного оборудования?

Позволяет ли банкетный зал разместить людей с ограниченными возможностями?

Имеется ли поблизости интересное и безопасное место для малышей?

Будьте реалистичными и не ленитесь, выбирая площадку для грядущего праздника.

Не стоит хвататься за первый ресторан или отель рядом с офисом – выполните домашнюю работу и хорошенько обдумайте все предложения. От этого зависит успех торжества!

Приглашения и реклама

Как только дата, место и список гостей определены, начинайте информировать.

Приглашенные должны иметь время на раздумья и подготовиться к участию в празднике. Людям требуется время, чтобы отпроситься с работы, пристроить ребенка, скупиться.

Тип приглашений зависят от формата мероприятия. Это могут быть плакаты, объявления в медиа, листовки, персональные пригласительные, электронные письма или уведомления в социальных сетях. Последние идеально подходят для сбора данных, потому что есть три варианта ответа на выбор: «Пойду», «Возможно, пойду» или «Не могу пойти».

Оформление банкетного зала

Переходя к декору, определитесь с темой мероприятия. Винтажная вечеринка, морская тематика и вечеринка в стиле «Звездных войн» требуют совершенно разного декора.

Оформление играет важную роль в достижении цели мероприятия. Для дня рождения ребенка потребуется море воздушных шариков и ярких украшений. Для благотворительных вечеров нужны трогательные фотографии, которые взывают к эмоциям присутствующих.

При оформлении банкетного зала будьте практичными. «Меньше – значит больше» — правило организации успешных и экономных праздников, после которых к тому же проще убирать.

Звуковое и осветительное оборудование

Если вы решились организовать праздник своими силами, подбор и установка оборудования для сцены ляжет на ваши плечи. Придется ответить на ряд технических вопросов.

Нужна ли музыка для мероприятия? Если да, какую систему арендовать? Какие песни включить в праздничный плейлист? Стоит ли заказать живую музыку? Какое освещение требуется?

Людям, не имеющим опыта организации праздников, мы настоятельно рекомендуем доверить выбор и установку оборудования профессионалам. Это не раздует праздничный бюджет, зато исключит неприятные заминки и высвободит массу времени на остальное.

Еда и напитки на праздник

Гости будут гораздо счастливее, если на мероприятии обустроен роскошный бар с большим выбором алкоголя, прохладительных напитков и закусок. Хороший бар сгладит многие недостатки вечеринки, поэтому данный элемент требует особого внимания!

Выбор праздничного меню – совершенно новый уровень ответственности для новичка. Существует масса рисков, связанных с аллергией, убеждениями и кулинарными предпочтениями гостей. Вы, организатор торжества, в ответе за все.

Главный кошмар – если кто-то из гостей отравится. Чтобы застраховаться от неприятностей, договоритесь с надежной, авторитетной кейтеринговой компанией (если бюджет позволяет).

Для одних праздников проще организовать буфет, где гости могут сами выбирать лакомства. Другие мероприятия требуют традиционного обслуживания стола официантами.

Во втором случае важны последовательность и скорость обслуживания. Гости не желают смотреть, как едят соседи. Необходимо подавать блюда быстро и одновременно всем.

При выборе праздничного меню отдавайте предпочтение блюдам, которые легко сервировать, учитывая религиозные убеждения и диетические требования гостей. На празднике стоит предусмотреть вегетарианские, безглютеновые, постные блюда.

Выбор артистов и поставщиков

Важно найти надежных людей для каждого элемента праздника.

Праздничных фотографов, видеографов, флористов, художников, музыкантов, DJ, ведущих, а также транспорт можно найти по личным рекомендациям или в интернете.

Советуем ознакомиться с отзывами, портфолио, а по возможности лично проверить человека, с которым намерены сотрудничать. Важен не только профессиональный уровень кандидата, но и качество оборудования, возможность сотрудничать (совместимость, если хотите).

Серьезный фактор – расстояние и надежная связь. Артистов и поставщиков желательно выбирать из своего города. Во-первых, выйдет дешевле. Во-вторых, значительно надежнее.

Неважно, какой праздник вы устраиваете. В одиночку невозможно сделать все!

Искусство организации торжеств заключается в том, чтобы планировать, передавать обязанности надежным исполнителям, наблюдать, вдохновлять и координировать.

Приблизительный список дел при организации праздника своими силами:

Три недели до праздника

1. Определиться с местом торжества, учитывая число и возраст гостей

2. Сформировать окончательный список приглашенных

3. Определиться с темой мероприятия

4. Отправить пригласительные или обзвонить гостей

5. Договориться насчет праздничного меню

6. Продумать список помощников: бармены, повара, артисты

Две недели до праздника

1. Выбрать музыку, заказать оборудование и нанять DJ

2. Подготовить столы, посуду, столовые приборы и скатерти

3. Составить список мелочей, которые необходимо докупить в магазине

Одна неделя до праздника

1. Тщательная уборка. Если событие планируется дома, самое время для генеральной уборки. Если арендуете банкетный зал, пропускаем этот шаг.

2. Расстановка мебели и оборудования. При расстановке дважды проверяем удобство для гостей и выступающих, доступ к бару, столам, сцене и т.д.

3. Подготовка бара: запас напитков и продуктов, инвентарь, украшения

4. Проверка необходимой посуды и столовых приборов, чтобы всем хватило

Три дня до праздника

1. Оформление места проведения торжества

2. Установка указателей, мусорных корзин и прочих мелочей

3. Выбор удобного места для гардеробной, поиск вешалок и оборудования

4. Большой поход в магазин за свежими продуктами (если готовите дома)

Один день до праздника

1. Расставьте столы для гостей

2. Купите цветы и завершите оформление зала

3. Начните готовить блюда, которые могут пережить ночь

4. Если вечеринка дома, уберите подальше ценные вещи

5. Подготовьте все для выступления артистов

Непосредственно день праздника

1. Расставьте стулья и кресла

2. Подготовьте блюда, которые подаются свежими

3. Заполните продуктами и напитками буфетную зону

4. Встречайте и рассаживайте дорогих гостей

Источник статьи: http://joyday.me/magazine/article/kak-organizovat-prazdnik-svoimi-silami-polnoe-rukovodstvo-dlya-nachinayushchikh/

Как, вложив 100 000 рублей, можно заработать на организации фестиваля до 1 миллиона рублей

Фестиваль – явление для России все еще относительно новое. В связи с этим можно встретить мнение, что проведение такого массового мероприятия – трудоемкий и долгий процесс, требующий большого штата сотрудников. На самом деле все обстоит совершенно иначе. К примеру, для организации фестиваля красок холи достаточно и сил двух человек, а на подготовку потребуется около 2 недель. Затраты, в большинстве случаев, окупаются еще до старта мероприятия, а их соотношение с чистой прибылью может дойти до показателя 8 к 10.

Насколько актуальны фестивали сегодня в России

Фестивали холи зародились в Индии как древний праздник, а современный формат музыкальных фестивалей и забегов обрели в Австралии. История, в силу своей оригинальности, распространилась в дальнейшем по всему миру, и особенно в США и Европе. Несмотря на то, что культура фестивалей в нашей стране, в отличие от других стран, еще не сформировалась, российской молодежи разноцветные краски пришлись по душе, и только в 2015 году мы провели 183 фестиваля в 97 городах России и СНГ.

Если в Индии фестиваль имеет еще и религиозную подоплеку, то во всем мире, и в России в том числе, это не более чем добрый праздник. Проводится холи весной и летом, в хорошую погоду, на открытом воздухе, с участием популярных среди молодежи музыкальных групп и фудтраков. По этой причине количество посетителей фестивалей с растет каждый год. Цифры по нашей статистике – 60 000 человек в 2013 году и 550 000 человек в 2015.

По нашим прогнозам, в 2016 году рынок вырастет до 280 тонн красок, будет проведено уже 300 фестивалей в 150 городах России и СНГ. Потенциальная аудитория – 1 000 000 человек. Надеяться на такие показатели позволяет общая динамика развития за последние 3 года в России и информация Google Trends по США и Европе (где праздники холи существует уже 8 лет), когда количество людей удваивалось с каждым годом. Очевидно, что какая бы экономическая ситуация ни была в стране, люди не откажутся от развлечений, особенно, если оно не требует серьезных трат вроде кинотеатров или концертов.

Как пошагово организовать фестиваль холи

Если вы решились попробовать себя в качестве event-мэйкера, то следует обратить на небольшую последовательность шагов в организации праздника.

Шаг первый

Определитесь с городом и аудиторией. Тщательно изучите население, количество молодежи, настроение, прогноз погоды, конкурентов (другие праздники и гулянья). На основе всего этого можно будет действовать дальше. Исходя из своего опыта рекомендуем обратить внимание на конец мая (наступление каникул у школьников), начало июня (День защиты детей), конец июня (наступление каникул у студентов), середина июля (самое теплое время года) и конец августа (закрытие сезона).

Шаг второй

Закупите холи или просто договоритесь с поставщиком. Краску можно заказать как из-за рубежа и пройти сертификацию самостоятельно, правда, обойдется это недешево, особенно с учетом курса рубля, так и купить тут, в России – отечественных производителей хватает. Точное количество необходимой краски можно высчитать исходя из плана, сколько людей вообще придет на ваш праздник.

Шаг третий

Получите разрешения в городской администрации. С этим, как правило, сложностей не бывает – особенно если укажите, что не рассчитываете на финансирование из городского бюджета, то власти города с радостью пойдут вам навстречу. Сюда же вопросы с обеспечением безопасности, карет экстренной помощи и противопожарных служб.

Шаг четвертый

Найдите площадку и арендуйте ее. При выборе ориентируйтесь на количество людей, которые, согласно вашему прогнозу, придут на фестиваль. Это обязательно должно быть открытое место, хорошо просматриваемое и удобно расположенное. Мы рекомендуем рассчитывать по 1,5-2 квадратных метра на человека.

Шаг пятый

Сформируйте программу мероприятия: группы, коллективы, диджеи, и конкурсы и другие виды активности на площадке. Как правило, музыканты с радостью соглашаются принять участие и даже сами предлагают свои услуги, так как для них это неплохой способ заполучить новых слушателей. Привлечь стрит фуд к фестивалю также не составит труда.

Шаг шестой

Проведите рекламную кампанию. Здесь помогают сарафанное радио, сообщества в социальных сетях, официальные группы городов, сайты-афиши. К фестивалям даже СМИ относятся достаточно лояльно и готовы помочь с раскруткой. Не увлекайтесь теле и радио рекламой, ибо, как правило ROI (коэффициент возврата на единицу вложенных средств) тут в разы уступает социальным сетям и интернету.

Шаг седьмой

Проконтролируйте, что все прошло хорошо. Проведите фестиваль, уберите площадку от мусора и пыли, объявите участникам дату следующего мероприятия. Наслаждайтесь.

После этого можно подсчитать прибыль и приступить к следующему городу. После первого опыта дальше дело пойдет уже быстрее и легче.

Потенциальная прибыль и риски

Организовать фестиваль холи в России намного легче, чем любое другое массовое мероприятие. Во-первых, на таком празднике полностью отсутствует алкоголь, и потому получить разрешение в городской администрации не составит труда. Во-вторых, праздник сам по себе модный среди молодежи – для многих это самое ожидаемое событие лета. В-третьих, это отличная площадка для крупных компаний, готовых выступить спонсорами.

Минимальные инвестиции зависят от города и масштаба мероприятия. Так, если берется районный центр, то от 30 000 рублей, небольшой город с населением до 100 000 человек – от 80 000 рублей. В больших городах с населением от 500 000 человек – 200 000 рублей, и для городом-миллионников – от 500 000 рублей инвестиций.

Прибыль с фестиваля напрямую зависит от города, в котором он проводится, и количества людей, пришедших на него. К примеру, один из наших партнеров провел фестиваль в городе с населением в 100 000 человек. На праздник пришло 800 человек, было продано 200 килограмм красок, прибыль составила в районе 120 000 рублей. Казалось бы, небольшая сумма, но на фестиваль в Москве уже пришло 65 000 человек, было продано несколько тонн красок и прибыль исчислялась в совсем других цифрах (хотя и вложения исчисляются не одним миллион российских рублей).

При этом, вполне реально организовать фестиваль за 1-2 недели, так что за одно лето можно провести не один и даже не два фестиваля, а 10-15. Все зависит от организатора. Нам известны случаи, когда человек за одно лето умудрялся прокатиться с фестивалями почти по всей России. Даже если провести 5 фестивалей в небольших городах, то уже можно смело рассчитывать на прибыль от 1 миллиона рублей.

Что касается расходов, то тут на руку идет то, что холи уже достаточно хорошо раскручены, и многие не столько знают, что это такое, сколько ждут, когда же аналогичный праздник придет и к ним в город. Так как фестиваль, в основном, для молодежи, то оптимальным каналом выступает реклама в ВКонтакте, на которую, в среднем, уходит не более 15-20 рублей на одного привлеченного посетителя.

Правда, фестивали холи – трендовая история, и со временем люди начинают привыкать, что повысит стоимость привлечения новых посетителей. По нашим оценкам к 2017 году затраты могут возрасти до 50 рублей на одного гостя.

Остальные расходы – это музыкальное сопровождение и аренда площадки. В зависимости от масштаба на это тоже уходит разная сумма – как 10 000 рублей, так и 100 000. В крупных городах и федеральных центрах порядок цифр немного другой, но опять-таки все зависит от города, типа площадки и аудитории.

Среди рисков – неверно рассчитанный план, переоценка или преувеличение аудитории, когда краски может оказаться или слишком много, или слишком мало.

Большинство фестивалей окупается еще до начала мероприятия – за счет предпродажи билетов, красок, за счет партнеров и спонсоров, которых можно привлечь, предоставив им доступ к целевой аудитории взамен на определенные услуги или даже суммы. Еще хорошо идет продажа еды и напитков, так что фудтраки тоже заинтересованы в мероприятии, что тоже является хорошим каналом прибыли.

Преимущества фестивалей перед другими видами бизнеса

Во время своей работы я часто сталкиваюсь с мнениями, что организацией массовых праздников занимаются крупные event-агентства. Это не совсем так. Ниша фестивалей в России практически пуста. Спрос есть, а предложений катастрофически не хватает. Население, и в молодежь в частности, все время хочет новых видов отдыха и развлечений, быстро пресыщается и в целом всегда жаждет чего-то нового. Фестивали холи сейчас на пике. Это малоизученная сфера, куда многие бизнесмены не идут, так как не совсем знают, что это такое.

В связи с этим, сейчас идеальная возможность для того, чтобы укрепиться в этой нише и не только хорошо подзаработать, но и построить надежный бизнес. Главное преимущество фестивалей в том, что Россия еще только вкатывается в этот процесс, а холи на удивление хорошо были приняты российской молодежью. К примеру, те же самые карнавалы или парады, столь любимые в Европе или Америке, у нас не прижились.

В целом же, прямо сейчас формируется российская культура фестивалей с присущими только ей одной чертами: молодая аудитория в возрасте 16-25 лет, отсутствие алкоголя, сопровождение со стороны молодых музыкальных коллективов. Все это можно и нужно монетизировать. И сейчас – самое оптимальное для этого время.

Источник статьи: http://bbf.ru/magazine/3/6590/