Как организовать праздник пример

Как организовать праздник своими силами: полное руководство для начинающих

Существуют тысячи деталей, которые следует учитывать при самостоятельной организации праздника или мероприятия любого типа. Чтобы устроить идеальный праздник, придется уделить максимум внимания предварительному планированию.

Если вы решили сэкономить на event-агентстве, став единственным ответственным лицом, первый опыт организации праздника наверняка приведет вас в ужас. Но не отчаивайтесь.

Есть проверенные, достаточно простые принципы, которым следуют профессиональные организаторы торжеств. Просто делайте все по плану, и успех придет к вам.

Крупные мероприятия, такие как свадьба или корпоративная вечеринка, требуют детального плана и многочисленных встреч с артистами, музыкантами, поставщиками оборудования, оформителями и другими ключевыми персонажами вашего вечера.

Оставайтесь организованными, доброжелательными, пунктуальными, при необходимости ведите записи и письменные отчеты. Организованность – главный секрет успеха.

Цель мероприятия

Как бы это цинично ни звучало, всякое мероприятие преследует цель. Если планируете частную вечеринку (свадьба, юбилей совместной жизни, день рождения), уделите внимание личным штрихам. Виновники торжества должны почувствовать себя особенными на вечеринке.

Готовится благотворительное мероприятие по сбору средств? Тогда сделайте все возможное для привлечения максимального числа состоятельных гостей. Продумайте аукционы, игры, конкурсы, другие идеи для удовлетворения поставленной цели.

У презентаций, корпоративных вечеринок, тимбилдинга – вез1де есть четкие цели.

Организовать праздник своими силами – значит вложить много тяжелого труда и творчества, продемонстрировать высокие организаторские способности и внимание к деталям ради достижения конечной цели.

Команда помощников

При самостоятельной подготовке праздника крайне желательно иметь вокруг себя команду помощников. Разумеется, это будут не профи из event-агентства, а такие же любители.

Соберите команду и начните с нуля коллективным мозговым штурмом.

Обязательно записывайте все идеи и предложения помощников. Согласовывая элементы праздника, сделайте подробный чек-лист. Копии списка раздайте членам команды.

В дальнейшем вы будете сверять ход подготовки с этим чек-листом.

Планирование бюджета мероприятия

Отталкивайтесь от приблизительной суммы, достаточной для успеха всех элементов мероприятия. Вначале праздничный бюджет – игрушка, с которой можно делать что угодно.

Пускай каждый помощник подсчитает расходы на свою часть: кейтеринг, выступления, аренда и оформление зала, печатная продукция. Вместе заново пересчитайте все и сведите бюджет.

Рассмотрите альтернативные предложения, чтобы сэкономить. Рассматривайте бюджет мероприятия как некий диапазон возможностей, а не конкретную точную сумму.

Бюджеты постоянно меняются, непредвиденные расходы могут всплыть в самый неудачный момент. Поэтому всегда оставляйте небольшое «пространство для маневра».

Дата и график мероприятия

Любая подготовка праздника имеет четкий дедлайн – намеченную дату торжества.

Начните с графика подготовки, привязанному к этому времени. В графике отмечайте встречи, сроки оплаты, распоряжения – любые мелочи, без которых праздник невозможен.

Небольшое исследование

Звучит не слишком вдохновляюще, однако хороший организатор торжеств обязан внимательно ознакомиться с образом, интересами человека (компании), для которого готовится праздник.

Соберите образы, которые вдохновляют вас на конкретный случай. Создайте mood board – композицию из графических образов и текста, создающую определенное видение жизни, настроение. Включите в эту композицию свои, оригинальные творческие идеи.

Неисчерпаемым источником праздничных идей, стилей и тем станет сайт Pinterest.

Место проведения торжества

Где бы ни проводился ваш праздник, место решает многое.

При выборе места проведения торжеств учитывайте количество гостей, статус и бюджет мероприятия, комфорт и безопасность. Список вопросов довольно обширный.

Достаточно ли туалетов для расчетного количества гостей?

Удобно ли гостям добираться сюда? Есть ли поблизости паркинг?

Хватит ли мощности электрической сети для звукового и осветительного оборудования?

Позволяет ли банкетный зал разместить людей с ограниченными возможностями?

Имеется ли поблизости интересное и безопасное место для малышей?

Будьте реалистичными и не ленитесь, выбирая площадку для грядущего праздника.

Не стоит хвататься за первый ресторан или отель рядом с офисом – выполните домашнюю работу и хорошенько обдумайте все предложения. От этого зависит успех торжества!

Приглашения и реклама

Как только дата, место и список гостей определены, начинайте информировать.

Приглашенные должны иметь время на раздумья и подготовиться к участию в празднике. Людям требуется время, чтобы отпроситься с работы, пристроить ребенка, скупиться.

Тип приглашений зависят от формата мероприятия. Это могут быть плакаты, объявления в медиа, листовки, персональные пригласительные, электронные письма или уведомления в социальных сетях. Последние идеально подходят для сбора данных, потому что есть три варианта ответа на выбор: «Пойду», «Возможно, пойду» или «Не могу пойти».

Оформление банкетного зала

Переходя к декору, определитесь с темой мероприятия. Винтажная вечеринка, морская тематика и вечеринка в стиле «Звездных войн» требуют совершенно разного декора.

Оформление играет важную роль в достижении цели мероприятия. Для дня рождения ребенка потребуется море воздушных шариков и ярких украшений. Для благотворительных вечеров нужны трогательные фотографии, которые взывают к эмоциям присутствующих.

При оформлении банкетного зала будьте практичными. «Меньше – значит больше» — правило организации успешных и экономных праздников, после которых к тому же проще убирать.

Звуковое и осветительное оборудование

Если вы решились организовать праздник своими силами, подбор и установка оборудования для сцены ляжет на ваши плечи. Придется ответить на ряд технических вопросов.

Нужна ли музыка для мероприятия? Если да, какую систему арендовать? Какие песни включить в праздничный плейлист? Стоит ли заказать живую музыку? Какое освещение требуется?

Людям, не имеющим опыта организации праздников, мы настоятельно рекомендуем доверить выбор и установку оборудования профессионалам. Это не раздует праздничный бюджет, зато исключит неприятные заминки и высвободит массу времени на остальное.

Еда и напитки на праздник

Гости будут гораздо счастливее, если на мероприятии обустроен роскошный бар с большим выбором алкоголя, прохладительных напитков и закусок. Хороший бар сгладит многие недостатки вечеринки, поэтому данный элемент требует особого внимания!

Выбор праздничного меню – совершенно новый уровень ответственности для новичка. Существует масса рисков, связанных с аллергией, убеждениями и кулинарными предпочтениями гостей. Вы, организатор торжества, в ответе за все.

Главный кошмар – если кто-то из гостей отравится. Чтобы застраховаться от неприятностей, договоритесь с надежной, авторитетной кейтеринговой компанией (если бюджет позволяет).

Для одних праздников проще организовать буфет, где гости могут сами выбирать лакомства. Другие мероприятия требуют традиционного обслуживания стола официантами.

Во втором случае важны последовательность и скорость обслуживания. Гости не желают смотреть, как едят соседи. Необходимо подавать блюда быстро и одновременно всем.

При выборе праздничного меню отдавайте предпочтение блюдам, которые легко сервировать, учитывая религиозные убеждения и диетические требования гостей. На празднике стоит предусмотреть вегетарианские, безглютеновые, постные блюда.

Выбор артистов и поставщиков

Важно найти надежных людей для каждого элемента праздника.

Праздничных фотографов, видеографов, флористов, художников, музыкантов, DJ, ведущих, а также транспорт можно найти по личным рекомендациям или в интернете.

Советуем ознакомиться с отзывами, портфолио, а по возможности лично проверить человека, с которым намерены сотрудничать. Важен не только профессиональный уровень кандидата, но и качество оборудования, возможность сотрудничать (совместимость, если хотите).

Серьезный фактор – расстояние и надежная связь. Артистов и поставщиков желательно выбирать из своего города. Во-первых, выйдет дешевле. Во-вторых, значительно надежнее.

Неважно, какой праздник вы устраиваете. В одиночку невозможно сделать все!

Искусство организации торжеств заключается в том, чтобы планировать, передавать обязанности надежным исполнителям, наблюдать, вдохновлять и координировать.

Приблизительный список дел при организации праздника своими силами:

Три недели до праздника

1. Определиться с местом торжества, учитывая число и возраст гостей

2. Сформировать окончательный список приглашенных

3. Определиться с темой мероприятия

4. Отправить пригласительные или обзвонить гостей

5. Договориться насчет праздничного меню

6. Продумать список помощников: бармены, повара, артисты

Две недели до праздника

1. Выбрать музыку, заказать оборудование и нанять DJ

2. Подготовить столы, посуду, столовые приборы и скатерти

3. Составить список мелочей, которые необходимо докупить в магазине

Одна неделя до праздника

1. Тщательная уборка. Если событие планируется дома, самое время для генеральной уборки. Если арендуете банкетный зал, пропускаем этот шаг.

2. Расстановка мебели и оборудования. При расстановке дважды проверяем удобство для гостей и выступающих, доступ к бару, столам, сцене и т.д.

3. Подготовка бара: запас напитков и продуктов, инвентарь, украшения

4. Проверка необходимой посуды и столовых приборов, чтобы всем хватило

Три дня до праздника

1. Оформление места проведения торжества

2. Установка указателей, мусорных корзин и прочих мелочей

3. Выбор удобного места для гардеробной, поиск вешалок и оборудования

4. Большой поход в магазин за свежими продуктами (если готовите дома)

Один день до праздника

1. Расставьте столы для гостей

2. Купите цветы и завершите оформление зала

3. Начните готовить блюда, которые могут пережить ночь

4. Если вечеринка дома, уберите подальше ценные вещи

5. Подготовьте все для выступления артистов

Непосредственно день праздника

1. Расставьте стулья и кресла

2. Подготовьте блюда, которые подаются свежими

3. Заполните продуктами и напитками буфетную зону

4. Встречайте и рассаживайте дорогих гостей

Источник статьи: http://joyday.me/magazine/article/kak-organizovat-prazdnik-svoimi-silami-polnoe-rukovodstvo-dlya-nachinayushchikh/

Как организовать праздник и подарить всем отличное настроение

Люди любят праздники и с нетерпением ждут их. Перед торжественным событием возникает главный вопрос, как организовать праздник? Чтобы мероприятие было интересным, лучше доверить такое важное дело профессионалам и найти подходящее ивент-агентство, которое организует ваш праздник по полной программе. Ивент-агентство — это компания, предоставляющая услуги по организации различных мероприятий, от корпоративов до дней рождений.

Как организовать праздник по-настоящему

В наши дни ивент-агентства пользуются огромной популярностью. Такие компании оказывают услуги под ключ. Они фактически берут заботы по организации на себя. Вам только останется озвучить свои пожелания и предпочтения.

Но сегодня не все позволят себе услуги ивент-агентств. Придется проявить креативность, изобретательность и фантазию, чтобы праздник удался на славу.

Планируем организацию праздника

Отметим важные пункты, которые не следует игнорировать при организации праздника:
• Место проведения
• Праздничное меню
• Список гостей
• Тема вечеринки
• Украшение зала
• Сценарий

Угощения и закуски

Когда вы размышляете над вопросом, как организовать правздник, один из важных пунктов мероприятия – праздничное меню. Вначале следует определить формат вечеринки: будет это банкет, фуршет или праздник на открытом воздухе.

Если торжество подразумевает грандиозное застолье, в меню должны быть апперитивы, закуски, горячие блюда, сладкий стол. Если это легкий фуршет, подойдут разные канапе, бетерброды, закуски на шпажках. Закуски для фуршета оформляются так, чтобы их удобно было брать, все должно держать форму, а не разваливаться по пути к тарелке.

Решили устроить барбекю? Подумайте, кто будет жарить и подавать мясо. Чтобы не стоять целый день, а то и два у плиты, заказывайте услуги кейтеринга.

Где проводить торжество?

Заранее определитесь с местом проведения. В наши дни организовать праздник можно везде:

• на природе,
• на корабле,
• в ресторане,
• в дельфинарии,
• даже на крыше.

Ознакомьтесь с местом проведения заранее. Спланируйте размещение гостей. Чтобы всем было комфортно, должно быть достаточно свободного пространства. Никому не понравится сидеть слишком близко друг к другу или толпиться на маленькой территории.

Как организовать праздник феерически? Следует предусмотреть, чтобы официанты передвигались свободно и имели доступ к каждому гостю. Выделите место для курения. Его лучше организовать подальше. Некоторые люди не переносят никотин. Если вы пригласили артистов продумайте где они будут выступать. Организуйте сцену или место для выступлений и танцев.

Темы праздника

Темы планируйте какие угодно. Учитывайте предпочтения большинства гостей. Не нужно ориентироваться только на собственные интересы. Разошлите пригласительные заранее с оглашенной темой и дресс-кодом. Гости должны быть подготовлены к предстоящим развлечениям.

Это может быть вечеринка в национальном стиле или по литературному произведению, фильму. Всем будет интересно поучаствовать в викторине, посвященной выбранной стране. Подготовьте небольшие сувениры для награждения победителей.

• Выбираем страну. Изучаем о ней интересные факты.
• Подготавливаем национальную одежду выбранной страны.
• Сообщаем гостям о форме одежды.
• Готовим традиционные блюда выбранной страны.
• Выбираем тематическое музыкальное сопровождение.

Можно провести незабываемую гангстерскую вечеринку в стиле Чикаго 30-х годов. Подготовьте соответствующие наряды. Запаситесь пистолетами, сигарами и виски.

Корпоратив

Как организовать праздник для офисных работников? Иногда в целях экономии компании поручают организовать корпоратив ответственному сотруднику. Как правило, это офис- менеджер или HR-менеджер. Лучше сразу обсудить детали мероприятия с коллективом.

Не берите все задачи по организации на себя. Привлекайте сотрудников. Распределите обязанности. Ваша задача — спланировать. Советуйтесь и не стесняйтесь просить помощи у коллег. Обсудите, как и где будет проводиться корпоративная вечеринка. Важным пунктом станет бюджет мероприятия. Обсудите все в деталях, особенно меню.

В наши дни популярны такие развлечения как квесты. Это отличное развлечение на любом празднике, особенно корпоративе. Участники делятся на команды, в среднем, по 4-ре человека. Задания создавайте разные. Например, отыскать клад или выбраться из запертой комнаты.

Как организовать день рождения

Вы решили устроить своему близкому человеку незабываемый День Рождения? Придется постараться не подвести ожидания. Сделайте виновника торжества центром мероприятия. Можно организовать конкурс, кто больше даст правильных ответов о имениннике.

Подготовьте сюрприз. Пригласите артиста или музыканта, возможно, группу артистов или фокусника. Ели позволяют время и финансы, подыщите ведущего вечеринки. Начав готовиться заранее, можно поискать выгодные предложения.

Детский праздник

Все родители хотят устроить своему ребенку лучший праздник. Сегодня отметить детский день рождения в развлекательном центре не всем родителям по карману. Чтобы праздник получился интересным дома, заранее подготовьте программу. Это различные конкурсы, квесты, подвижные командные игры. Обязательно подготовьте поощрительные призы.

Детки очень любят сюрпризы. Пусть каждый ребенок уйдет домой с маленьким сувениром. Такой праздник запомнится надолго. Украсьте помещение воздушными шариками, придумайте веселенькие декорации. Сейчас есть в продаже всякие интересные штучки для детских вечеринок, и вам не придется особо заморачиваться.

Оформление стола для малышей

Как организовать праздник для детей с красивыми угощениями? Подойдут тортик и сладости. Дети обычно на таких мероприятиях мало кушают, так как в основном заняты играми. Готовить много сложных блюд совсем ни к чему.

Достаточно будет детских бутербродов и овощей-фруктов. Оформите все красиво. В интернете есть много вариантов детских полезных легких закусочек. Купите яркие праздничные одноразовые тарелочки, трубочки для коктейлей и шпажки для бутербродов. Запаситесь большим количеством воды и сока. Дети очень любят соки и коктейли.

Как украсить комнату на День рождения — видео

Фантазируйте, импровизируйте, даже рискуйте (в разумных пределах), и тогда вам удастся организовать праздник, который станет самым лучшим.

Источник статьи: http://megapoisk.com/kak-organizovat-prazdnik