Когда праздник день делопроизводителя

Какой праздник отмечают 6 ноября 2019 года: профессиональный праздник День работника службы делопроизводства и еще несколько международных праздников

Источник иллюстрации / фото: Depositphotos Реклама —>

Среди праздников, которые отмечают 6 ноября 2019 года есть только один Всероссийский праздник с красивым длинным названием День работника службы делопроизводства и режима уголовно-исполнительной системы. В этот же день в мире отмечают День без бумаги, выступают за предотвращение использования окружающей среды во время вооруженных конфликтов и ищут центр города.

Какой праздник будут отмечать россияне 6 ноября 2019 года

Служба делопроизводства и ее работники уже давно стали неотъемлемой частью управленческого аппарата России. Их вклад в эффективность работы уголовно-исполнительной системы неоценим и по праву заслуживает своего собственного праздника, который отмечают 6 ноября с 1999 года. Таким образом у Дня работника службы делопроизводства и режима УИС в 2019 году круглая дата — ровно 20 лет с момента его создания.

На первый взгляд работы сотрудников канцелярии и секретариата УИС состоит только в перебирании бумажек и их архивирование. Однако это далеко не так.

Они имеют непосредственный доступ к секретной информации, осуществляют связь с другими департаментами, работают с миллионами обращений граждан родной страны как в письменной ферме, так и в устно. А это далеко не так просто, как кажется.

Всемирный день без бумаги в 2019 году отмечают 6 ноября

Всемирный день без бумаги — это ежегодная акция, цель которой уменьшить потребление бумажной продукции до минимума в повседневной работе и личной жизни. Идея его создания принадлежит Ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями (AIIM).

Ассоциация по вопросам управления информацией и изображениями является некоммерческой организацией, которая обеспечивает стандарты маркетинговые исследования, образование и сертификация для информационных специалистов. Ассоциация озадачилась созданием Всемирного дня без бумаги, дабы повысить осведомленность о тех огромных объемах бумажной продукции, которая используется впустую. AIIM всеми силами старается продвигать безбумажные технологии.

Всемирный день без бумаги раньше отмечался в четвертый четверг октября, но недавно AIIM перенес его на фиксированную дату — 6 ноября. Стоит попробовать всего на один день ограничить привычное использование бумаги, чтобы перестать так полагаться на нее. И также это хороший повод проверить себя — так ли необходима в повседневной жизни вся та бумажная продукция, которой человек привык пользоваться ежедневно.

Использование безбумажной печати помогает компаниям экономить место и деньги, повышать производительность и обеспечивать безопасность информации, а также упрощает ее совместное использование.

Какие еще Международные праздники отмечают 6 ноября 2019 года

Любая война или вооруженный конфликт сопровождаются не только человеческими потерями, но и значительным ущербом для окружающей среды. Нарушение баланса в любой экосистеме приводит к вымиранию целых видов флоры или фауны, что, опять же, в итоге ударит по человечеству. С целью обратить на это внимание ООН принял решение создать День предотвращения использования окружающей среды во время вооруженных конфликтов.

Пусть этот праздник и появился только в 2001 году, но многие эко-защитники из года в год продолжают активную борьбу за сохранение природных ресурсов в зонах вооруженных конфликтов. Мало объяснить людям, что они поступают неправильно, намного сложнее заставить их идти по альтернативному разрушению пути.

День поиска центра города слегка странный праздник. В первую очередь он касается тех, кто предпочитает путешествовать не по красивым пейзажам, а по незнакомым урбанизациям. Если городок небольшой, то на поиски центра лучше отправляться пешком. Если же нет никакой возможности вырваться из рутины рабочей недели, центр можно поискать и в родном городе, кофейне, театре или библиотеке. Главное, чтоб было весело.

Международный день памяти погибших животных от рук человека не сильно веселый праздник. И речь идет не о сельскохозяйственных животных. Вернее, и о них тоже, но в первую очередь о диких животных которых уничтожают ради прихоти.

Некоторые виды животных оказались на грани вымирания из-за их экзотичной красоты и отлова на продажу. Вот только 80% из них не способны жить в неволе и скоро погибают. В марте 2018 года мир оплакивал смерть последнего самца белого носорога, с тех пор вид считается вымершим.

На самом деле таких вымерших животных тысячи и будет еще больше, если человечество не начнет заботиться о сохранении природы в ее первозданном виде.

Источник статьи: http://wordyou.ru/427995-kakoj-prazdnik-otmechayut-6-noyabrya-2019-goda-professionalnyj-prazdnik-den-rabotnika-sluzhby-deloproizvodstva-i-eshhe-neskolko-mezhdunarodnyx-prazdnikov.html

Бизнесу быть

Когда праздник секретаря. Как проходит Международный день секретаря? Что это за дата

День делопроизводителя – как проходит рабочий день профессионалов и когда отмечают профессиональный праздник делопроизводителей и секретарей. Чем делопроизводитель отличается от секретаря?

День делопроизводителя — когда отмечается праздник

В России и в Украине нет официально установленного профессионального праздника — Дня делопроизводителя, и часто на предприятиях День делопроизводителя отмечается в день регистрации предприятия или в день подписания приказа о создании отдела делопроизводства на предприятии.

Как проходит рабочий день делопроизводителя

День делопроизводителя длится как обычный рабочий день у всех служащих — с 9:00 до 18:00, с перерывом на обед в 13:00 до 14:00. Конечно, бывают исключения в виде авралов по причине ошибок и неумения вышестоящим руководством планировать свою работу, но: не торопитесь домой в 18:00, если вас просят помочь. Это воздастся сторицей.

Во-первых, вы всегда можете рассчитывать на то, что вас отпустят к стоматологу или по другим делам в рабочее время, поэтому не надо жадничать в отношении своего личного времени после 18:00. Как говорил один из начальников: “ Можете вообще на работу не ходить, но если мне что-нибудь понадобится…”

В организациях, где возможно установить приёмное время для посетителей, приём входящей корреспонденции — писем, заявлений, приём посетителей в канцелярии планируется на первую половину дня. В первую половину дня входящая корреспонденция и регистрируется — вносится в общую базу данных на предприятии.

В 12:00 все принятые за утро документы зарегистрированы и передаются на рассмотрение руководителю. С 12:00 до обеденного перерыва в 13:00 в отделе делопроизводства обычно “ подчищают хвосты” вчерашнего дня, готовят организационно-распорядительные документы — печатают тексты приказов или распоряжений, готовят обзоры для руководителя.

После окончания обеденного перерыва делопроизводители снова приступают к работе и занимаются во второй половине дня так называемым “ закрытием” писем — со всех отделов делопроизводителю приносят информацию о том, каким образом выполнено или удовлетворено то или иное обращение в организацию. Делопроизводитель вносит в базу данных ссылки на информацию о выполнении документа — и таким образом документ считается отработанным и закрытым. В обязанности делопроизводителя входит поддерживать базу данных о всех документах организации в актуальном состоянии.

План работы делопроизводителя

Работа делопроизводителя напрямую зависит от внешних факторов — и строится на том, что события, которые необходимо отразить в деятельности предприятия, происходят незапланировано. Вы не можете чётко сказать, что именно вам придется делать завтра. Но общий план работы всё-таки должен быть — это помогает избегать нагромождения лишних поручений от руководства.

Раз в неделю — обычно в пятницу утром — готовится и сдаётся в вышестоящую организацию план работы на следующую неделю. Частично это пережитки советского прошлого, но: подготовку плана можно использовать для PR- компании — себя лично и своего отдела делопроизводства. Акцентируя внимание на сильных сторонах вашего отдела в делопроизводстве, вы рано или поздно добьетесь любых запланированных целей на профессиональной арене.

Часто в обязанности делопроизводителя входит стенографирование заседаний коллегиальных органов — разнообразных советов, комиссий etc. Состоятельная фирма может позволить пригласить для этого стенографистов, результатом работы которых будет подготовка стенограммы заседания. На основании этой стенограммы сотрудник отдела делопроизводства готовит протокол заседания, выписки из которого по окончании заседания рассылаются непосредственным исполнителям и заказчикам, рассмотрение заявок которых поднималось в ходе заседания.

Один-два раза в год на предприятиях практикуют приглашение студентов вузов для прохождения производственной практики . Хочется посоветовать студентам: постарайтесь максимально использовать этот шанс и ознакомиться с работой опытных делопроизводителей, ознакомиться с профессией в целом, вникайте во все нюансы их работы.

Как правило, вам будут поручать небольшие задания, чтобы разгрузить своих сотрудников — но зато это даст вам право расспросить делопроизводителей обо всём, что вам любопытно.

Используйте свой шанс получить работу в этой организации — обязательно подготовьте своё резюме, пускай даже оно состоит из одного высшего образования, ваших навыков и контактов, и оставьте его руководителю практики. Если вы хорошо проявили себя при исполнении поручений — не сомневайтесь, вас запомнят. Сейчас популярно привлекать сотрудников со стороны в случае аврала — ваша помощь в будущем может оказаться очень кстати, и вам обязательно позвонят.

В обязанности делопроизводителя входит: приём и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, регистрация приказов или распоряжений по предприятию, подготовка протоколов заседаний коллегиальных органов и подготовка выписок из протоколов заявителям. При отсутствии архивариуса на предприятии в обязанности делопроизводителя входит архивирование документов.

Чем отличается делопроизводитель от секретаря

Делопроизводитель, конечно же, стоит на ступень выше по важности в организации, чем секретарь, поскольку делопроизводитель занимается документооборотом организации в целом, а не только документооборотом руководителя. Всё равно все документы в организации, так или иначе проходят через руководителя, но заносит-то их руководителю — секретарь. Поэтому и секретарь — более приближенное лицо к руководителю, чем делопроизводитель.

Однако грамотный руководитель всегда оценит, если служба делопроизводства на его предприятии хорошо выполняет свою работу.

Курсы делопроизводства часто дают весьма общее понятие о делопроизводстве, но они могут влюбить вас в профессию делопроизводителя, а могут — и отвернуть, это дело личного вкуса. На курсах делопроизводства преподают основы делопроизводства, знакомят с типовой инструкцией по делопроизводству, с законодательством в сфере делопроизводства, обучают навыкам скоростного печатания вслепую (кстати, очень полезный навык, который сослужит вам добрую службу), а также обучают этике и правилам проведения деловых переговоров.

Профессиональные навыки делопроизводителя

Внимательность, усидчивость, внимание к деталям, ответственность, исполнительность, любовь к работе с документами, педантичность, спокойное отношение к тому, что в работе делопроизводителя необходимо чётко придерживаться инструкций.

– День делопроизводственной службы МВД РФ. Празднование этого дня первоначально установили 7 января (приказ № 301 от 19.05.1997). Дату, назначенную по старому стилю, изменили в 2003 году.

Приказом № 5 от 05.01.2003 по МВД РФ Днем делопроизводственной службы Министерства внутренних дел Российской Федерации было объявлено 20 января.

Праздник установлен в честь Канцелярии МВД. В различных архивных записях указываются разные года образования Канцелярии: 1802, 1803, 1804, но неизменным остается день — 7 января .

Делопроизводственная служба МВД ровесница Министерства, созданного в 1802 году в период формирования в стране новых органов централизованного управления — факт, говорящий о первостепенной роли делопроизводственной деятельности в государственных делах.

Правила делопроизводства были составлены уже на начальном этапе функционирования МВД. В.П. Кочубей, назначенный министром внутренних дел, изучил работу учреждений, выявил ряд недостатков, изменил порядок делопроизводства для их устранения.

Возглавил Канцелярию М.М. Сперанский, у него в подчинении служили 45 человек. Основной функционал Канцелярии — защита государственной тайны, документационное сопровождение деятельности Министерства.

Процедура делопроизводства – решение какого-либо вопроса и закрепление полученного результата в документе возникла, вероятно, одновременно с письменностью.

Создание документов, учет, движение, хранение – необходимая деятельность управленческого аппарата. Устная речь, слова, достигнутые договоренности и решения, не зафиксированные на бумаге, часто забываются, искажаются, подвергаются сомнению, не выполняются.

Работники делопроизводственной службы более 200 лет добросовестно занимаются документационным обеспечением управления Министерства, являются надежным гарантом защиты секретных документов, четко обрабатывают поступающую корреспонденцию, принимают письменные и устные обращения граждан, отслеживают своевременное разрешение ситуаций по ним.

Эффективность труда людей работающих с документами МВД зависит от личной компетентности и профессионализма каждого сотрудника и влияет на организацию работы всего министерства.

Признание значимости труженичества делопроизводителей — проведение ежегодного смотра-конкурса «Лучший сотрудник делопроизводственной службы Министерства внутренних дел Российской Федерации». У Победителей есть возможность получить досрочно очередное звание.

Пожелаем каждому сотруднику этой сложной кропотливой службы быть самыми лучшими, самыми компетентными и самыми счастливыми, получить раньше срока внеочередное звание, увеличение зарплаты и повышение по службе.

Секретарь – это сотрудник, без которого не представляет своей деятельности ни один начальник. Справиться с большим объемом документации, установить график деловых встреч и многие другие важные обязанности ложатся на плечи одного человека.

История

День секретаря – не официальный праздник, который был создан в 2005 году, благодаря активной группе секретарей из крупных городов РФ. Кроме того, всем своим коллективом поддержку им оказал журнал «Секрет@рь.RU».

Это интересно знать:

1. В Древнем Риме «секретарями» называли доверенных лиц, хранящих тайны.
2. Секретари женщины появились с открытием пишущей машинки в 1880-х годах, и уже до окончания Первой Мировой Войны мужчины в этой профессии встречались крайне редко.
3. Не смотря на то, что обозначить основание профессии и сложно, считается, что в России – это 27 февраля 1720 года. Но, между тем, еще в 15 веке были люди, в обязанности которых входило следить за документами и вести записи.
4. Образованием самой профессии личного секретаря мы должны Петру I, который возвел её к отдельному чину 1840 году, а работать секретари начали у начальства самых масштабных заводов того времени.

В 1868 году открылись профессиональные занятия для секретарей, которые проходили в Харькове, а с 1884 года выпускалось 8 разнообразных изданий, посвященных секретарскому делу. Были популярны курсы, где специалисты делились опытом и улучшали свою квалификацию.

Популярность должность секретаря начала набирать в XIX веке, но это продлилось недолго, и в 1925 году секретарей приравнивали к посыльным. Новый виток популярности профессия получила в 70-е года 20-го века. Сегодня в РФ секретарь – перспективная и популярная профессия, которая насчитывает около миллиона представителей.

Традиции

Данная профессия попала в пятерку популярных профессий по всему миру. В каждом государстве существует свой День секретаря, но существует также праздник международного уровня.

Так как свой профессиональный праздник секретари проводят на рабочем месте, то в этот день начальство старается не очень их загружать работой. Также секретарям выдают различные премии и памятные подарки, а в некоторых компаниях завершением рабочего дня становится праздничный банкет или фуршет, посвященный всем секретарям фирмы.

Секретарь за один рабочий день проделывает массу работы, которая почти незаметна, но перестав ее выполнять, тут же возникают вопросы и проблемы. Таким незаменимым специалистам посвящен свой профессиональный праздник.

История

Первым, кто выдвинул идею оформить День секретаря праздничным, был американец-публицист Гарри Клеумфусу. В Америке еще с 1952 года начали отмечать данное торжество, чтобы оценить по достоинству труд всех секретарей. Со временем поздравлять и чествовать специалистов начали и в других странах. Таким образом, данный день стал международным праздником.

В России отмечают День секретаря с 2005 года по инициативе секретарей городов и журнала «Секретарь». Как правило, одним днем празднество не обходилось, а проводилась неделя секретарей. За историю существования праздник не раз переименовывали в неделю секретарских работников, а также в неделю административных работников. Последнее название является более актуальным. Оно и прижилось в современном обществе.

К административным работникам относятся:

• помощники руководителей;
• офис-менеджеры;
• администраторы;
• кадровики;
• делопроизводители.

Секретари, работая возле шефа ежедневно, знают все нюансы деятельности, часто помогают принимать важные решения, а иногда принимают их самостоятельно. От правильно слаженной работы, теплого приема почетных гостей, грамотно оформленных бумаг — зависит успех дела.

Для эффективной работы секретарь должен обладать следующими качествами:

• хорошими внешними данными;
• внимательностью;
• чувством юмора;
• отзывчивостью;
• грамотностью;
• умением быстро переключаться с одного вида деятельности на другой.

Традиции

В день административных работников секретари принимают поздравления от начальства и коллег, друзей и знакомых. Сами административные работники поздравляют друг друга словесно при встрече, а если нет такой возможности, то в социальных сетях и по электронной почте, рассылая различные тематические картинки и демотиваторы.

За годы празднества сложились традиции. Например, в Германии секретарь в свой профессиональный день может отрезать частичку галстука босса. В Англии директор приглашает секретаря к себе домой на званый ужин. В России принято дарить секретарям букеты цветов и сладости.

В день праздника руководство старается меньше давать работы своим помощникам-секретарям, тем самым, демонстрируя свое уважение к ним.

Еще недавно профессионального дня для секретарей не было. Однако, учитывая важность этой профессии, в 2005 году такое положение было исправлено. Наконец, был учрежден День секретаря. 2018 год станет новым подтверждением значимости работников офиса.

Как возникла профессия секретарь

Наименование профессии произошло от слова «секрет». В древности всеми тайнами ведали специальные доверенные особы, которые назывались секретарями. В начале, секретами владели только представители мужского пола. Они служили царским особам и высокопоставленным представителям общества. Такие лица, как правило, обладали огромным влиянием. О важности их положения говорят их должностные звания: генеральный или госсекретарь.

С изобретением первой печатной машинки на должность секретаря стали брать и представителей прекрасной половины человечества. Женщины лучше справлялись с печатанием текстов. Особой популярностью пользовались секретари-референты. В начале прошлого века на этой службе числились практически одни женщины.

Когда конкретно появилась эта профессия в мире сейчас трудно определить. Что касается нашей страны, то временем создания должности секретаря можно считать период правления первого императора России. Именно тогда появился указ Петра первого о сокращении бумажной волокиты.

Надо отметить, что и до этого в государстве российском существовала должность, подразумевающая документальные записи. Намеки на ведение секретарского дела появились в конце пятнадцатого века.

Во времена же Петра Первого был учрежден чин секретаря. К ним предъявлялся целый комплекс требований. Начиная с 1840 г. на всех крупных предприятиях в России уже были секретари. Через некоторое время ими обзавелись и другие предприятия.

Первые секретарские курсы появились в 1868 г. в Харькове. Надо отметить, что в этом плане Россия была первооткрывателем. В других государствах подобные курсы появились позже.

Кроме этого появились специализированные журналы для секретарей. В 1884 г. их уже насчитывалось 8 штук. Вместе с этим, с развитием промышленности появились многочисленные курсы повышения квалификации для секретарей.

Рассвет секретарского дела произошел в двадцатые годы прошлого столетия. Правда, стоит отметить, что этот период длился недолго. Вскоре секретарей приравняли к машинисткам и рассыльным. Спустя несколько десятилетий эта профессия вообще перестала быть престижной. В конце двадцатого века опять вспомнили о важности секретарского дела. Правда, новые веяния в большей степени пришли из Запада.

Какого числа праздник?

С инициативой создания профессионального дня секретаря выступили представители этой профессии с многих городов Российской Федерации. Руководство страны с пониманием отнеслось к такой инициативе, и был учрежден День секретаря. Датой его празднования была назначена – третья пятница сентября. В нынешнем году — это будет – 21.09.18 г.

Сегодня такая должность существует не только на крупных предприятиях. Секретари сейчас есть в большинстве организаций и компаний. Очень часто от них зависит имидж фирмы, и даже успешное продвижение на рынке. Опытные секретари являются правой рукой руководства любого предприятия или организации. От них зависит информация, которая берется во внимание руководителями компаний и фирм. Секретари обязаны:

• встречать гостей:
• работать с документацией;
• вести переговоры по телефону;
• обеспечивать комфортные условия при встрече посетителей (подача напитков и т.п.).

Следует заметить, что похожие профессиональные дни есть во многих государствах. Например, в Америке работникам офиса посвящено семь дней. Как правило, это последняя неделя апреля. Непосредственно день, посвященный секретарям, празднуется в последнюю среду апреля. Этот день в 1952 г. приобрел статус международного праздника.

Суть работы секретаря сегодня

Деятельность секретаря достаточно важна в наше время. Через него проходит множество бумаг, документов. Нередко работа связана с компьютером. В течение дня приходится решать множество проблем. Очень часто эта работа незаметна, но очень необходима.

Профессионализм секретаря заключается в терпении и умении находить общий язык с любым посетителем. Секретарь – это лицо любой компании. От его поведения многое зависит и первое впечатление, и результат переговоров и в конечном итоге успех всего коллектива организации или предприятия. Он должен быть постоянно выдержан и уметь радушно встретить любого посетителя.

Сегодня для успешной работы секретаря мало обычной эрудиции. Секретарь должен в совершенстве владеть компьютерным мастерством, делопроизводством, а иногда и знать иностранные языки. Также он обязан быть коммуникабельным и владеть психологическими навыками.

Кроме этого, секретарь должен разбираться в деталях и специфики предприятия, знать основополагающие моменты производства и деятельности своей организации.

В обязанности секретаря входит также обеспечение канцтоварами и другими материалами совещаний, переговоров и различных встреч. Нередко от него зависит деятельность всего офиса.

Секретарь должен вести учет всех телефонов и других контактных данных руководителей, сотрудников других предприятий и организаций.

Для поддержания имиджа организации секретарь обязан обладать культурой общения, иметь грамотную речь, быть тактичным и деликатным.

С каждым годом требования к офис-менеджеру неуклонно растут. Сегодня профессиональный секретарь нередко обладает высшим образованием.

Достоинства и недостатки профессии

К плюсам деятельности секретаря можно отнести:

• широчайший круг общения;
• способность организовывать людей;
• отсутствие физического труда;
• возможность совмещения выполнения служебных обязанностей с учебой.

К недостаткам секретаря относятся:

• ненормированность рабочего дня;
• необходимость быть всегда в форме и отлично выглядеть, в независимости от настроения или других обстоятельств;
• невозможность часто болеть и опаздывать.

Мероприятия

В день секретаря звучат поздравления от руководителей предприятий и организаций своим помощникам. За особые заслуги могут даваться премии, ценные подарки и другие поощрения. Большинство руководителей ценят своих секретарей и поэтому создают самые благоприятные условия для отдыха офисного персонала. Нередко в честь их организовываются корпоративы и банкеты.

Источник статьи: http://soap-sale.ru/uslugi/kogda-prazdnik-sekretarya-kak-prohodit-mezhdunarodnyi-den-sekretarya-chto/