Приказ подарки партнерам образец

Документирование корпоративных подарков

Автор: Пластинина Н.В.

Какие подарки готовить для сотрудников

Как оформить покупку подарков

Начало каждого года связано с приятными хлопотами ― подготовкой подарков. Новогодние подарки всем: 23 февраля ― мужчинам компании и руководителям — мужчинам (ключевым фигурам) компаний-контрагентов, на 8 марта ― женской половине коллектива и руководителям женского пола у компаний-партнёров по бизнесу, затем подарки к майским праздникам…

Имеется ещё, как минимум, одна дата в году, с наступлением которой связывается покупка подарков, ― день «рождения» компании / её филиалов. Иногда особой датой является и профессиональный день, который празднуют работники определённой профессии, составляющие большинство штата организации (День медицинского работника, День водителя, День учителя и т. д.), или же день отрасли («День нефтяника»). Однако в указанные дни подарки дарить не принято. Этот день просто отмечается в компании корпоративным поздравлением от руководителя, размещением информации об этом на сайте компании и т. д.

Подарки к разным датам ― не одинаковые.

На Новый год, как правило, подарки дарят нейтральные (неперсонифицированные, универсальные): чай, кофе, спиртные напитки, конфеты-сладости в подарочных наборах, сувениры с корпоративной символикой, канцтовары (календари, ежедневники, ручки, канцелярские наборы и пр.), подарочные сертификаты.

На 23 февраля адресатам-мужчинам дарят «мужские» подарки: подарочные сертификаты, алкоголь, кофе, зажигалки, трубки (для любителей и коллекционеров), визитницы, зонты, кружки на 23 февраля мужчинам, бизнес-сувениры (футляры для пластиковых карт, настольные наборы для офиса), ремни, футболки-кепки (для мужчин-сотрудников), USB -флешки, часы, метеостанции, иногда ― торты с корпоративной символикой и пр.

На 8 марта подарком женщинам-коллегам и ключевым фигурам женского пола компаний — партнёров по бизнесу могут стать цветы, набор шоколада, сертификаты в парфюмерно-косметические магазины, абонементы в Welness -клубы, платки, косметички, наборы для маникюра, шкатулки для драгоценностей и пр.

В большинстве случаев основной проблемой руководители компаний, принявших решение о закупке и раздаче подарков, считают их правильный бухгалтерский учёт, соблюдение ограничений, установленных законом на одаривание определённых лиц или на стоимость подарка, правильное исчисление и уплату налогов, сборов, взносов, связанных с этими подарками.

В настоящей статье не ставится вопрос о правильном налогообложении подарков или отражении их в бухгалтерском учёте. Мы рассмотрим, как правильно оформить процесс покупки и дарения подарка, а также возможные варианты договорного оформления расходов на организацию празднования того или иного праздника коллективом предприятия. Различия, конечно же, начинаются сразу при делении подарков на подарки для контрагентов и подарки сотрудникам предприятия.

1. Определение общей суммы расходов

Первым делом организация должна определиться с суммой, которую она может и хочет выделить на приобретение подарков (с учётом возможных налогов, взносов и пр.).

Конечно, в большей степени сумма зависит от финансового положения организации и финансовой политики руководства. Если в организации принята политика экономии на второстепенных расходах, то вряд ли данная сумма будет значительной и, соответственно, подарки ― ощутимыми. В указанной сумме (с учётом налогов и сборов) должны быть учтены все расходы:

на покупку корпоративных подарков (отдельно ― для контрагентов, отдельно ― для сотрудников),

на организацию праздничного стола (если он планируется для сотрудников за счёт работодателя и вообще по факту),

на организацию угощения представителей партнёров по бизнесу при их посещении офиса предприятия в предпраздничные даты,

Все эти суммы будут итоговыми, отразятся по смете расходов.

2. Определение количества, стоимости и ассортимента подарков. Составление сметы

Именно исходя из итоговой суммы начинается определение стоимости отдельной единицы подарка (или подарков ― если они приобретаются разными (в ассортименте)). Это зависит не только от финансовой обеспеченности предприятия, но и учёта требований и ограничений законодательства. В любом случае рекомендуется ограничить стоимость одного подарка суммой не более 3 000 (трёх тысяч) рублей. В этом случае в соответствии с п. 2 ст. 274 ГК РФ можно не заключать письменный договор дарения. Ведь мало кто представляет ситуацию, когда руководителя крупной компании — партнёра по бизнесу придётся при вручении подарка просить подписать договор дарения?! А именно так пришлось бы сделать при стоимости подарка свыше 3 тыс. рублей, дабы соблюсти требования закона.

При составлении сметы одновременно учитываются:

количество подарков, исходя из количества одаряемых лиц,

статуса одаряемых (чем должность выше, тем серьёзнее и дороже подарок),

наличие ассортимента подарков (то есть все одинаковые предстоит подарить подарки или разные).

Из указанных параметров с учётом сумм, выведенных на этапе 1, составляется смета расходов (или несколько смет, если есть смысл их разделять (например, в целях бухгалтерского учёта)).

3. Издание распорядительного акта о подготовке мероприятия

Для того чтобы все мероприятия по празднованию (внутри компании или с привлечением третьих лиц) прошли как можно более организованно и с минимальным риском неучтённых нюансов, необходимо все организационные вопросы зафиксировать в распорядительном акте. Таковым, как правило, становится приказ или распоряжение, который является внутренним документом организации. Оптимально в одном приказе предусмотреть все вопросы, связанные с проведением праздника:

вопросы организации корпоративной вечеринки, если она будет1;

вопросы организации покупки или изготовления на заказ подарков для представителей контрагентов;

вопросы организации покупки и вручения подарков сотрудникам предприятия.

Не возбраняется сделать два-три распорядительных акта, каждый из которых будет регулировать вопросы организации только одной из частей празднования. Например, только организацию процедуры одаривания контрагентов. Или только процедуру организации корпоративной вечеринки. Однако это удобнее сделать всё же в одном приказе, потому что в указанных мероприятиях бывают задействованы практически одни и те же должностные лица. Кроме того, сметы, списки, ведомости придётся сделать приложением лишь к одному приказу, а не к двум-трём. Ещё одним плюсом будет упрощение процедуры ознакомления с приказом. В случае вынесения универсального приказа ответственных лиц придётся знакомить только с одним распорядительным документом, а не с несколькими.

Совет: устанавливайте чёткие сроки выполнения тех или иных задач работникам, ответственным за ту или иную часть подготовительных работ к праздникам.

В качестве примера такого универсального приказа предлагаем Образец № 1.

Приказ о подготовительных

мероприятиях к праздничным датам

Общество с ограниченной ответственностью

«ВКУСНЯШКА ПЛЮС»

ПРИКАЗ №

г. Пенза «01» февраля 2017 года

В связи с предстоящими праздниками Дня защитника отечества (23 февраля) и Международного женского дня (8 марта) и необходимостью проведения подготовительных мероприятий для поздравления лиц из числа руководителей фирм-партнеров и сотрудников трудового коллектива ООО «ВКУСНЯШКА ПЛЮС»

ПРИКАЗЫВАЮ:

В срок до 06.02.2017 юрисконсульту Томашевской И.Б. при сотрудничестве заведующим хозяйством Синицына А.А. заключить договоры:

― с согласованными поставщиками о купле-продаже подарочных наборов для лиц руководящего состава контрагентов в соответствии со Сметой расходов № 1 и Списком № 1 с определением срока поставки не позднее 17.02.2017.

― с ООО «Старый замок» об организации фуршетного стола и праздновании Дня защитника Отечества и Международного женского дня с определением дня празднования в диапазоне с 24 февраля по 03 марта (по предварительному согласованию со мной) в соответствии со Сметой расходов № 2.

Главному бухгалтеру Симоновой Т.Е. в срок до 06.02.2017 выдать денежные средства подотчетному лицу ― заведующему хозяйством Синицыну А.А. на приобретение подарков из расчета стоимости, предусмотренной на каждого сотрудника Сметой расходов № 2.

Заведующим хозяйством Синицыну А.А. приобрести подарки для сотрудников предприятия в срок до 17.02.2017 и принять в тот же срок поставленные поставщиками подарки для руководящих лиц контрагентов предприятия.

Начальникам отделов получить подарочные наборы у заведующего хозяйством Синицына А.А. до 20.02.2017, проконтролировать их вручение через подчиненных сотрудников адресатам в соответствии с прилагаемым списком № 1.

Менеджерам отдела закупок, отдела по работе с бюджетными организациями, отдела розничных продаж вручить подарки представителям контрагентов предприятия согласно прилагаемому Списку № 1.

Секретарю Шатуновой Е.Ю. на основании Списка № 2 составить 2 ведомости сотрудников предприятия на получение подарков: мужчин и женщин.

Начальнику отдела кадров Птицыной И.В. выдать подарки работникам на основании ведомостей не позднее 22 февраля 2017 года ― мужчинам и не позднее 7 марта ― женщинам.

Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на заместителя директора по административным вопросам Искалову И.А.

Смета расходов № 1 (смета на приобретение подарков для контрагентов)

Список № 1 (список лиц руководящего состава фирм-партнеров для вручения подарков)

Смета расходов № 2 (смета на проведение празднования, закупку подарков сотрудникам предприятия).

Список № 2 (список сотрудников предприятия для вручения подарков).

Директор

ООО «ВКУСНЯШКА ПЛЮС» Стариков М.Е. Стариков

Источник статьи: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?503

Приказ о вручении подарков контрагентам

Если вы хотите поздравить своих контрагентов с наступающим праздником путем вручения подарков, необходимо издать организационно-распорядительный документ (приказ). О том, как он может быть оформлен, читайте в этой статье.

Особенности дарения подарков контрагентам

Поздравление контрагентов с теми или иными праздничными датами — вещь, достаточно распространенная в деловом обороте, поскольку позволяет ненавязчиво напомнить о себе в положительном ключе.

Дарение представляет собой безвозмездную передачу имущества и имеет ряд особенностей, важных для той информации, которая попадет в приказ, отражающий распоряжение о вручении подарков:

• Невозможность учета расходов на подарки в затратах в целях исчисления налога на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ) — даритель всегда делает их за счет собственных средств, оставшихся после уплаты этого налога.
• Стоимость даримого ограничена, с одной стороны, запретом на передачу между коммерческими организациями подарков свыше 3 тыс. руб. (подп. 4 п. 1 ст. 575 ГК РФ), с другой стороны — величиной той суммы (4 тыс. руб.), превышение которой при дарении физлицу влечет за собой либо удержание НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ) либо необходимость известить ИФНС о невозможности его удержания (п. 5 ст. 226 НК РФ). Иначе говоря, в одном случае прямой запрет, а в другом нежелательные налоговые последствия не позволяют стоимость подарка делать выше, соответственно, 3 тыс. руб. и 4 тыс. руб.
• Дарение юрлицом на сумму сверх 3 тыс. руб. (оно оказывается возможным только в адрес физлица) влечет за собой оформление договора дарения в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Это приводит к тому, что и предназначаемые контрагентам-физлицам подарки редко имеют стоимость выше 3 тыс. руб.

Поскольку процедура дарения относится к числу обычных бухгалтерских операций, она требует обязательного документального оформления. Причем документы, связанные с ней, создаются и до, и после совершения самой операции.

• приказ на его осуществление;
• закупка и оприходование товаров, предназначенных для дарения, или выделение для этой цели части продукции собственного производства.

Факт совершения дарения фиксируется составлением акта об использовании выделенного для этой цели имущества. На основании этого акта подарки будут списаны со счетов бухучета.

Форма и содержание приказа на вручение подарков контрагентам

Приказ о вручении подарков контрагентам инициирует процедуру дарения. Поэтому в нем необходимо отразить все ключевые моменты, влияющие на налоговые последствия этой процедуры и особенности ее документального оформления.

В приказе следует указать:

• повод, в связи с которым будет осуществлено дарение;
• источник и объем денежных средств, выделяемых для этого;
• перечень контрагентов-получателей подарков;
• стоимость подарка, предназначаемого каждому из контрагентов;
• период, отведенный для выдачи подарков;
• лица, ответственные за фактическое проведение операции и отражение ее в бухучете.

Законодательно утвержденной формы для такого приказа не существует. Поэтому его содержательная часть допускает произвольность оформления, а иные (обязательные) атрибуты отражаются в соответствии с установленными у дарителя правилами оформления организационно-распорядительных документов.

Образец приказа о вручении подарков контрагентам может выглядеть следующим образом:

Источник статьи: http://blogkadrovika.ru/prikaz-o-vruchenii-podarkov-kontragentam/

Учет расходов на подарки контрагентам

Бухгалтерские вести, № 45 (декабрь 2016)

Рассмотрим варианты учета расходов на подарки и сувениры, ограничения, а также какие документы необходимо оформить и как сократить риски претензий со стороны налоговиков.

Существующие ограничения

В соответствии со ст. 575 Гражданского кодекса РФ не допускается дарение, за исключением обычных подарков, стоимость которых не превышает 3000 руб.

Однако юридические лица друг другу подарки в традиционном понимании дарят редко. Как правило, поздравления и подарки от имени компании получают конкретные представители партнера.
С точки зрения налогового законодательства подарки физическим лицам расцениваются, как их доходы, а доходы физических лиц облагаются НДФЛ в размере 13 или 30% от суммы дохода в зависимости от статуса физического лица — резидент или нерезидент РФ (ст. 224 Налогового кодекса РФ). Стоит отметить, что в отношении подарков есть лимит стоимости, с которого НДФЛ не взимается. На текущий момент он составляет 4000 руб. по каждому основанию на одно физическое лицо за налоговый период. От формы подарка, а это может быть вещь, подарочный сертификат или даже денежная сумма, лимит не зависит.

Согласно разъяснениям Минфина РФ (Письмо от 08.05.13 №03-04-06/16327), если компания в течение года выплатила физическому лицу только доходы, освобожденные от НДФЛ (ст. 217 НК РФ), то она не признается налоговым агентом и не должна представлять сведения по форме 2-НДФЛ. Таким образом, если в течение года организация передаст одному физическому лицу подарки на сумму менее 4000 руб., организация не признается налоговым агентом и, соответственно, не должна представлять в налоговой орган сведения по форме 2-НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 02.03.12 №03-04-06/9-54).

Соответственно, подарок партнеру стоимостью менее 4000 руб. не отражается и в форме 6-НДФЛ.
С подарками дороже 4000 руб. сложнее. В этом случае бухгалтер до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, обязан письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). При этом бухгалтер должен включить получателя подарка в реестр сведений о доходах и подать данные по формам 2-НДФЛ, 6-НДФЛ.

Так как для этого требуются персональные данные получателя подарка, большинство компаний предпочитают укладываться в лимит.

Вариант 1 – безвозмездная передача

В бухгалтерском учете подарки контрагентам при их приобретении относятся к материально-производственным запасам или товарам и должны учитываться на счете 10 «Материалы» или на счете 41 «Товары». При передаче подарков расходы относятся к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и отражаются по дебету счета 91.2 «Прочие расходы» и кредиту счетов 10 или 41.
В налоговом учете расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций не учитываются расходы в виде безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Дарение подарков есть ни что иное, как передача имущества безвозмездно, поэтому расходы на приобретение подарков контрагентам не включаются в расходы по налогу на прибыль.
В связи с этим при применении компанией ПБУ 18/02 у нее возникнет постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»).

Также передача подарков признается объектом обложения НДС на основании п. 1 ст. 39 и п. 1 ст. 146 НК РФ. Таким образом, при передаче подарка контрагенту бухгалтеру необходимо начислить НДС, рассчитанный исходя из рыночной стоимости подарка, то есть цены при покупке. Входной НДС при этом можно принять к вычету при наличии счета-фактуры (п. 2 ст. 171 НК РФ).

Рассмотрим на примере проводки, которые бухгалтеру необходимо будет сделать в учете при покупке и передаче подарков партнерам по бизнесу — конкретным сотрудникам компании-контрагента.

Вариант 2 – представительские расходы

Некоторые организации вручают презенты своим партнерам на официальном приеме и проводят в учете расходы на приобретение таких презентов как представительские. Следуя законодательству, в представительские расходы можно включить затраты на продукты питания и напитки для проведения официального приема и буфетного обслуживания.

Официальная позиция Минфина России заключается в том, что расходы на приобретение сувениров для передачи в рамках официального приема не учитываются при налогообложении прибыли, поскольку не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 16.08.06 №03-03-04/4/136).

В то же время налоговые органы позволяют налогоплательщикам учитывать расходы на приобретение сувениров с символикой организации для передачи их на официальном приеме контрагентам. Такое мнение поддерживается в судебных решениях (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.08 №20-12/041966.2; Постановление ФАС Московского округа от 31.01.11 №КА-А40/17593-10 по делу №А40-55061/10-99-250).

При этом необходимо документально оформить проведение официального приема, то есть составить приказ, смету, отчет о проведении мероприятия.

Налоговый кодекс гласит — представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Рассмотрим проводки при отнесении расходов на покупку презентов на представительские.

Предпочтительный вариант

Какой вариант будет для бухгалтера более предпочтительным, решать бухгалтеру. Важно учесть все обстоятельства в каждой конкретной ситуации.

Так, если компания проводит официальное мероприятие, то вероятность того, что расходы на конфеты, принятые, как представительские, вызовут вопросы налоговиков, минимальна.

Если проводится рекламная акция, то бухгалтер имеет право принять расходы, например, на вручение презентов в виде ручек и блокнотов с логотипом компании, как расходы на рекламу, само собой при отсутствии списка лиц для вручения.

Самым простым является вариант с безвозмездной передачей имущества в пределах установленных норм. Такая операция стопроцентно не вызовет вопросов со стороны налоговых органов.

Напоследок поделимся маленькой хитростью: конверты и открытки можно учесть в качестве расходов на канцелярские товары, если вместе с открыткой вложить в конверт первичную документацию, например, счет или акт оказанных услуг или выполненных работ.

В любом случае, какой бы вариант ни был выбран, оформляйте полный комплект документов. Чем больше подтверждающих документов, тем меньше вероятность претензий.

Источник статьи: http://sber-solutions.ru/press-center/articles/uchet-raskhodov-na-podarki-kontragentam/