Смета для детского праздника

Смета расходов на проведение мероприятия

Каждое предприятие время от времени сталкивается с необходимостью провести какое-либо мероприятие. Это может быть семинар, конференция, презентация, соревнование, конкурс, проведение переговоров, какого-либо государственного или внутрикорпоративного праздника.

Перед тем как перейти к подготовке мероприятия, ответственные за его проведение лица составляют список расходов. Документ, в который они вносятся, называется сметой.

Для чего нужен документ

Смета по своей сути — предварительная верстка величины предстоящих расходов. Этот документ нужен для того, чтобы руководство предприятия имело четкое представление о том, какие затраты ему предстоят.
В смету включается:

• цена аренды помещений;
• стоимость презентационных материалов, сувениров, подарков, продуктов питания;
• транспортные расходы;
• оплата труда привлеченного персонала;
• сюда же вносится количество человек, задействованных в мероприятии и дата его проведения.

Таким образом, грамотно, по всем правилам оформленная и завизированная смета позволяет не только предусмотреть все расходы, но и вычесть затраты, без которых вполне можно обойтись.

Кроме того, уже после проведения мероприятия, она дает возможность найти несоответствия в планируемых тратах и произведенных расходах, а также разобраться в их причинах.

Следует отметить, что смета не относится к первичной бухгалтерской документации, поскольку она только лишь включает в себя план расходов, который в дальнейшем еще понадобится утвердить приказом по организации. А вот подтверждением произведенных затрат по смете служат соответствующая «первичка»: квитанции, счета-фактуры, накладные, акт выполненных работ и т.п.

Варианты формирования документа

Смета может быть составлена разными способами:

1. Индексный метод, при котором в расчет берутся нормативные показатели, корректируемые на индекс текущих цен.
2. Аналоговый, когда средний размер затрат черпается из расценок по сметам на такие же мероприятия.
3. Ресурсный метод основывается на планировании трат по фактической стоимости каждой позиции сметы и их суммирования.

Последний способ, в силу своего удобства, и пользуется наибольшим распространением.

Кто составляет смету

Смета всегда составляется заранее, как минимум за месяц до мероприятия.

Это обусловлено тем, что обычно, перед тем как попасть к директору для окончательного одобрения, документ проходит еще ряд структурных подразделений.

Обычно непосредственная обязанность по формированию сметы лежит на сотруднике или руководителе того отдела, который напрямую занимается проведением мероприятий:

• специалист по внутрикорпоративному развитию
• маркетолог
• работник отдела кадров
• секретарь и т.д.

В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с политикой предприятия в плане проведения различного рода «корпоративов» и имеющий навыки по составлению подобного рода документов.

После формирования смета передается на подпись в бухгалтерию, в профсоюзную организацию (если, конечно, она на предприятии имеется), а также в структурные подразделения, представители которых должны ее одобрить. Только после этого она попадает на стол директора, который и ставит на ней свою резолюцию.

При необходимости к смете можно приложить сравнительные отчеты, которые удостоверят то, что цифры, в ней представленные имеют актуальный и конкурентный характер.

Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры

Особенностью любой сметы является то, что она не гарантирует того, что указанные в ней цены останутся неизменными.

Поскольку смета всегда носит предварительный характер, в период фактического ее исполнения, некоторые цены могут претерпевать изменения.

Этот нюанс обязательно должен быть отмечен в самой смете (например, то, что цены могут быть увеличены на некоторый процент и т.д.)

Как составить бланк

На сегодня унифицированного бланка расходов на проведение мероприятия не существует, поэтому представители предприятий и организаций могут составлять его в произвольном виде или, если у компании есть разработанный и утвержденный типовой шаблон, – по этому образцу. При этом вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, необходимо, чтобы по своей структуре документ соответствовал некоторым стандартам делопроизводства, а по тексту включал в себя ряд определенных сведений.

Вверху документа (справа или слева) следует оставить место для резолюции директора фирмы. Затем, в «шапку» вносится:

• номер, место, дата составления бланка;
• информация об организации, в которой проводится мероприятии;
• название мероприятия и его дата.

Далее, в основной части документа формируется таблица, состоящая из нескольких столбцов и строк. В нее включаются:

• порядковый номер
• цель расходов
• количество человек
• цена расходов в расчете на одного человека
• общая стоимость.

При необходимости можно добавить и дополнительные столбцы. Длина таблицы зависит от того, в каком формате и объеме планируется проведение мероприятия (чем оно значительнее, тем больше позиций в бланке). Для удобства таблицу можно разделить на разделы.

Под таблицей следует сделать отметку о том, являются ли цены окончательными или в процессе проведения работ могут быть откорректированы.

Как оформить смету

Как к содержанию документа, так и к его оформлению никаких четких критериев не предъявляется – смета может быть сформирована в рукописном виде или напечатана на компьютере, на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании.

Важно соблюсти лишь одно условие: она должна быть подписана директором предприятия (или лицом, уполномоченным действовать от его имени), а также ответственными сотрудниками, при этом подписи должны быть только «живыми» — использование факсимильных автографов не допускается.

Смету можно удостоверить при помощи печати компании, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в ее внутренних локально-нормативных актах.

Бумага делается в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно сделать ее копии.

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/smeta-rashodov-na-meropriyatie/

Урок 6: Бюджет. Составляем смету праздника

Сейчас прекрасное время для проведения веселых праздников, и наверняка в ближайшее время вам необходимо организовать какое-то мероприятие. Не забудьте, что один из основных моментов любого мероприятия – планирование расходов.

Желание устроить «пир на весь мир» понятно, но помните о возможностях. Не стоит устраивать супер банкет, если у бюджета есть определенные рамки. Лучше составить смету праздничных расходов и строго придерживаться бюджета, тогда и праздник будет таким, как вы задумали, и финансы не станут головной болью на ближайшее время.

Считаем гостей «по головам» и проводим маркетинговые исследования

Организатору приходится непросто, например, для подсчета планируемых расходов необходимо «поработать» экономистом. Для начала, подсчитайте, сколько гостей планируется пригласить на торжество. В этом нам поможет список приглашенных.
Далее рассматриваем имеющийся бюджет и сопоставляем его с форматом праздника. Если это юбилей, цифра будет одна, если корпоративный праздник – совсем другая, если свадьба, которую долго и тщательно планировали – третья.
Пробуем силы в роли маркетологов и начинаем анализ рынка. Обзваниваем клубы, рестораны, усадьбы, где организуют праздники, и узнаем примерные расценки. Лучше провести такую маркетинг-разведку задолго до мероприятия, чтобы было время все продумать, «взвесить» и выбрать нужный вариант, исходя из бюджета.

Составляем смету и расставляем приоритеты

Ну и настала пора попробовать себя в роли бухгалтеров – пора составлять смету праздничного мероприятия. Помните, что есть вещи, без которых не обойтись – еда, напитки и т.п., и расходы, которые необязательны, но с ними праздник будет ярче и приятнее – украшения, праздничный торт, карнавальные костюмы и т.п.
Рекомендуем составить две сметы: основную и резервную. В основной будут только обязательные расходы, а в резервную можно включить, «что душе угодно».

Основная смета включает различные расходы, в зависимости от направления праздника. Так, на Новый год необходимы подарки и елочные игрушки, на другие праздники без подарков можно обойтись.

Из опыта работы организатора праздников Екатерины Устиновой:

«Мы всегда предлагаем клиенту не менее трех вариантов бюджета: минимальный, максимальный и оптимальный. В минимальный включаем только самое необходимое, в оптимальном подбираем варианты с разумным сочетанием: «цена-качество». Максимальный предполагает довольно большие расходы, но он и рассчитан на тех, кто может себе позволить устроить грандиозное мероприятие с фейерверками и приглашенными популярными звездами эстрады».

Экономим «с умом»

Всегда можно найти пункты, на которых можно сэкономить, и есть такие, на которых экономить не стоит, иначе праздник оставит у гостей далеко не лучшие впечатления.
Итак, на чем экономить нельзя? Не стоит урезать расходы на:

▪ Угощение – категорически не допускается, чтобы гости остались голодными.
▪ Ведущего – низкая квалификация ведущего оставит впечатление унылого праздника. Гости скучать не должны.

Зато можно сэкономить на:

▪ Аренде помещения. Можно провести его на «домашней» территории, можно договориться на льготные или бартерные условия по предоставлению площадки.
▪ Приглашении звезд эстрады. Замените выступление одной «звезды» хорошим диджеем, который составит музыкальную программу в соответствии со вкусами присутствующих и тематикой.

Транспорт для доставки гостей на место празднования можно включить и в основные расходы, если мероприятие проводится за городом, и добраться до этого места самостоятельно проблематично.

Не выходим «за рамки»

После того, как смета составлена, начинайте закупку необходимых атрибутов праздника и договаривайтесь об аренде с владельцами ресторанов и клубов. Не поддавайтесь на уговоры такого плана: «Давайте наши сотрудники украсят зал, споют и станцуют», если это не запланировано. Задача организатора – не выходить за рамки бюджета.

Для полной оптимизации расходов используйте специальную бесплатную программу, например, [Open Plan] . Она прекрасно подойдет и для реализации отдельных проектов и для решения более сложных задач в рамках бюджета. С помощью этого продукта можно планировать и контролировать реализацию проекта, проводить анализ его выполнения.

Каждый праздник индивидуален, и все расчеты будут зависеть от целей и задач, которые он должен решать. Расценки могут варьироваться, в зависимости от масштабности мероприятия.

Считайте, решайте и устраивайте замечательные праздники – к разумному подходу добавьте некую долю авантюризма, и пусть эти мероприятия станут источником веселого настроения.

А в следующий раз мы поделимся правилами подбора площадки для праздника.

В прошлом выпуске мы устроили еще один опрос на эрудицию. Правильный ответ — чернила делали на основе грибов. Гриб «копринус » растёт на пустыря, на навозе, на почве, богатой азотом. Старея, этот гриб не усыхает, как все остальные грибы, а расплывается водянистой массой насыщенного чёрного цвета. Эту массу и использовали как чернила.

Источник статьи: http://jazhda.ru/urok-6-byudzhet-sostavlyayem-smetu-prazdnika

Берёмся за калькулятор. Составляем бюджет праздника

Сегодня индустрия праздников развивается настолько быстрыми темпами, что, если нужно организовать веселое мероприятие, достаточно снять трубку телефона, и уже через несколько минут над вашей вечеринкой начинают колдовать веселые, остроумные и талантливые люди, для которых организация праздника стала профессией. Это самый быстрый и надежный способ организации любого праздничного мероприятия, но у него есть три весьма существенных недостатка, в некоторых случаях сводящих на нет все его бесконечные достоинства.

Во-первых, команда специалистов стоит весьма недешево, и с каждым реализованным успешным проектом цена эта возрастает; если же вам предлагают скидки, есть повод усомниться в успешности ор­ганизации и мастерстве профессионалов.

Второй недостаток заключается в том, что у каждой такой компании есть свой исторически сложившийся почерк, свои профессиональные ресурсы, свое видение праздника, словом, свой, если можно так выразиться, профессиональный стиль, и он совсем не обязательно совпадает с вашим представлением о предстоящем торжестве.

Третий же недостаток в привлечении профессионалов состоит в том, что вы рискуете почувствовать себя послушными школьниками-марионетками в руках опытного тамады или ведущего; ведь очень часто на организованных агентствами вечеринках инициатива, выдумка и буйная фантазия самих участников остаются недовыраженными, а после праздника вместо удовлетворения, радости и чувства самореализации остаются некоторая досада, легкое чувство разочарования и убеждение, что праздник оказался чуть-чуть, пусть самую малость, но скучноватым.

Для специалистов уже давно перестала быть секретом одна особенность человеческой психики — то, что мы делаем своими руками, приносит нам гораздо больше удовлетворения, чем потребление уже готового продукта, пусть и сделанного руками мастеров; к тому же процесс обучения новому приносит ни с чем не сравнимое удовольствие, а сумма, сэкономленная на заказе готового мероприятия, станет вам приятной премией за труды и дополнительным стимулом. Если знать определенные правила и законы организации любого мероприятия, будь то производственный процесс, дружеская вечеринка или большое свадебное торжество, можно с успехом справиться с этой сложной задачей самостоятельно, изыскав ресурсы, грамотно распределив обязанности и профессионально проведя контроль в заранее намеченных точках.

Итак, при организации праздника своими руками первое, что нужно помнить: любое мероприятие стоит на трех китах — планировании, организации и бюджетировании (или сведении доходной и расходной частей). Любое упущение в этих трех вопросах способно отравить самый толковый и продуманный план праздника, так как мало сформулировать его идею, ее нужно не менее успешно воплотить, т. е. распределить роли и функции участников, разбить задачу на этапы, каждый из которых успешно реализовать, и, конечно, просчитать, сколько это будет стоить, и понять, располагаете ли вы необходимыми средствами. Поэтому перед тем, как сядете за планирование праздника, есть две вещи, которые вы четко должны себе представлять: что будете отмечать и сколько у вас для этого есть средств. Когда эти два пункта определены, можно начинать планирование.

План обязательно должен быть записан на бумаге (или сохранен в компьютерном документе), иначе все детали забудутся и вы обязательно упустите что-нибудь важное.

Расчеты лучше всего производить не на калькуляторе, а в электронных таблицах Excel: так гораздо быстрее, удобнее и нагляднее можно подобрать оптимальный вариант меню, место проведения, количество человек в рамках заданного бюджета (для этого просто заменяйте значения различных переменных и сравнивайте получаемую сумму с желаемой). Примерная таблица приводится ниже (табл. 1). В том случае, если вы не используете данную графу, в ней проставляется «О», в противном случае Excel не воспримет значение и не выполнит арифметических действий. Электронные таблицы удобны тем, что в них автоматически подсчитываются результаты, а если вы знаете основы линейного программирования, программа сама вам рассчитает оптимальный вариант проведения праздника — только задайте необходимые рамки и проставьте ограничения.

Расчет расходов для проведения праздника при бюджете 10 000 рублей

Статьи расходов	Цена, руб.	Количество гостей, чел.	Расчёт расходов, руб.
Украшение дома и стола	1000	0	10000-1000=9000
Аренда	500	5	9000-(500х5)=6500
Закуски	200	5	6500-(200х5)=5500
Основное блюдо	400	5	5500-(400х5)=3500
Десерт	100	5	3500-(100х5)=3000
Развлечения	100	5	3000-(100х5)=2500
Итого остаётся	2500

В том случае, если у вас остаются средства, можно увеличить количество закусок, разнообразить раз­влечения или увеличить сумму, потраченную на украшение дома. Но если денежных средств не хватает, нужно проверить стоимость меню и по возможности сократить ее. Следует уточнить, сколько денег ушло на украшение и нельзя ли уменьшить расходы, а также продумать остальные варианты снижения затрат или увеличения бюджета. Главное, чтобы результат из отрицательного перешел в положительный: только в этом случае можно говорить о достаточности денежных средств на проведение праздника и правильно составленном бюджете.

Источник статьи: http://www.idealdomik.ru/semeinye-prazdniki/vs-ob-organizaci-i-provedeni-prazdnika/ber-msja-za-kalkuljator-sostavljaem-byudzhet-prazdnika.html