Смета проведения праздника села

Смета расходов на проведение мероприятия

Каждое предприятие время от времени сталкивается с необходимостью провести какое-либо мероприятие. Это может быть семинар, конференция, презентация, соревнование, конкурс, проведение переговоров, какого-либо государственного или внутрикорпоративного праздника.

Перед тем как перейти к подготовке мероприятия, ответственные за его проведение лица составляют список расходов. Документ, в который они вносятся, называется сметой.

Для чего нужен документ

Смета по своей сути — предварительная верстка величины предстоящих расходов. Этот документ нужен для того, чтобы руководство предприятия имело четкое представление о том, какие затраты ему предстоят.
В смету включается:

• цена аренды помещений;
• стоимость презентационных материалов, сувениров, подарков, продуктов питания;
• транспортные расходы;
• оплата труда привлеченного персонала;
• сюда же вносится количество человек, задействованных в мероприятии и дата его проведения.

Таким образом, грамотно, по всем правилам оформленная и завизированная смета позволяет не только предусмотреть все расходы, но и вычесть затраты, без которых вполне можно обойтись.

Кроме того, уже после проведения мероприятия, она дает возможность найти несоответствия в планируемых тратах и произведенных расходах, а также разобраться в их причинах.

Следует отметить, что смета не относится к первичной бухгалтерской документации, поскольку она только лишь включает в себя план расходов, который в дальнейшем еще понадобится утвердить приказом по организации. А вот подтверждением произведенных затрат по смете служат соответствующая «первичка»: квитанции, счета-фактуры, накладные, акт выполненных работ и т.п.

Варианты формирования документа

Смета может быть составлена разными способами:

1. Индексный метод, при котором в расчет берутся нормативные показатели, корректируемые на индекс текущих цен.
2. Аналоговый, когда средний размер затрат черпается из расценок по сметам на такие же мероприятия.
3. Ресурсный метод основывается на планировании трат по фактической стоимости каждой позиции сметы и их суммирования.

Последний способ, в силу своего удобства, и пользуется наибольшим распространением.

Кто составляет смету

Смета всегда составляется заранее, как минимум за месяц до мероприятия.

Это обусловлено тем, что обычно, перед тем как попасть к директору для окончательного одобрения, документ проходит еще ряд структурных подразделений.

Обычно непосредственная обязанность по формированию сметы лежит на сотруднике или руководителе того отдела, который напрямую занимается проведением мероприятий:

• специалист по внутрикорпоративному развитию
• маркетолог
• работник отдела кадров
• секретарь и т.д.

В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с политикой предприятия в плане проведения различного рода «корпоративов» и имеющий навыки по составлению подобного рода документов.

После формирования смета передается на подпись в бухгалтерию, в профсоюзную организацию (если, конечно, она на предприятии имеется), а также в структурные подразделения, представители которых должны ее одобрить. Только после этого она попадает на стол директора, который и ставит на ней свою резолюцию.

При необходимости к смете можно приложить сравнительные отчеты, которые удостоверят то, что цифры, в ней представленные имеют актуальный и конкурентный характер.

Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры

Особенностью любой сметы является то, что она не гарантирует того, что указанные в ней цены останутся неизменными.

Поскольку смета всегда носит предварительный характер, в период фактического ее исполнения, некоторые цены могут претерпевать изменения.

Этот нюанс обязательно должен быть отмечен в самой смете (например, то, что цены могут быть увеличены на некоторый процент и т.д.)

Как составить бланк

На сегодня унифицированного бланка расходов на проведение мероприятия не существует, поэтому представители предприятий и организаций могут составлять его в произвольном виде или, если у компании есть разработанный и утвержденный типовой шаблон, – по этому образцу. При этом вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, необходимо, чтобы по своей структуре документ соответствовал некоторым стандартам делопроизводства, а по тексту включал в себя ряд определенных сведений.

Вверху документа (справа или слева) следует оставить место для резолюции директора фирмы. Затем, в «шапку» вносится:

• номер, место, дата составления бланка;
• информация об организации, в которой проводится мероприятии;
• название мероприятия и его дата.

Далее, в основной части документа формируется таблица, состоящая из нескольких столбцов и строк. В нее включаются:

• порядковый номер
• цель расходов
• количество человек
• цена расходов в расчете на одного человека
• общая стоимость.

При необходимости можно добавить и дополнительные столбцы. Длина таблицы зависит от того, в каком формате и объеме планируется проведение мероприятия (чем оно значительнее, тем больше позиций в бланке). Для удобства таблицу можно разделить на разделы.

Под таблицей следует сделать отметку о том, являются ли цены окончательными или в процессе проведения работ могут быть откорректированы.

Как оформить смету

Как к содержанию документа, так и к его оформлению никаких четких критериев не предъявляется – смета может быть сформирована в рукописном виде или напечатана на компьютере, на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании.

Важно соблюсти лишь одно условие: она должна быть подписана директором предприятия (или лицом, уполномоченным действовать от его имени), а также ответственными сотрудниками, при этом подписи должны быть только «живыми» — использование факсимильных автографов не допускается.

Смету можно удостоверить при помощи печати компании, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в ее внутренних локально-нормативных актах.

Бумага делается в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно сделать ее копии.

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/smeta-rashodov-na-meropriyatie/

Об организации подготовки и празднования Дня Села Большое Село «Провинция – душа России»

447 от 09.06.2017

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
АДМИНИСТРАЦИИ БОЛЬШЕСЕЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

от 09.06.2017 № 447
с. Большое Село

Об организации подготовки и празднования
Дня Села Большое Село «Провинция – душа России»

В целях повышения общественной активности жителей Большесельского района, привлечения жителей к более широкому освещению темы села, воспитанию в подрастающем поколении чувства патриотизма, гордости за свой родной край и её жителей, Администрация района

ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Провести День Села Большое Село «Провинция – душа России» (далее – праздник) 01 июля 2017 года.
2. Утвердить прилагаемый состав организационного комитета по подготовке к проведению праздника согласно Приложению 1 к Постановлению.
3. Утвердить прилагаемый план подготовки основных мероприятий праздника согласно Приложению 2 к Постановлению.
4. Утвердить прилагаемую программу проведения Дня Села Большое Село «Провинция – душа России» согласно Приложению 3 к Постановлению.
5. Утвердить прилагаемую смету расходов на проведение праздника согласно Приложению 4 к Постановлению.
6. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Главы Администрации Большесельского муниципального района Леванцову С.Н.

Глава Администрации
Большесельского
муниципального района В.А. Лубенин

Приложение 1 к постановлению администрации
Большесельского муниципального района
от 09.06.2017г. № 447

СОСТАВ
организационного комитета по организации и проведению
Дня села Большое Село

Лубенин В.А. – Глава Администрации Большесельского муниципального района, председатель комитета;
Виноградов С.Г. – Первый заместитель Главы Администрации Большесельского муниципального района, заместитель председателя комитета;
Леванцова С.Н. — заместитель Главы Администрации Большесельского муниципального района;
Рыбакова Л.А. – управляющий делами Администрации Большесельского муниципального района;
Морозова О.Д. – консультант по экономике Администрации Большесельского муниципального района;
Гвоздарева О.Н. – консультант Администрации Большесельского муниципального района;
Шведов Ю.М. — ведущий специалист Администрации Большесельского муниципального района;
Травникова И.Н. – заведующая отделом ВМР, делам ГО ЧС Администрации Большесельского муниципального района;
Груздев С.В. – глава Большесельского сельского поселения (по согласованию);
Ватанин Н.Б. – директор МУП «Коммунальник»;
Яценко А.В. – главный врач ГУЗ «Большесельская ЦРБ» (по согласованию);
Запоздаев В.С. – врио начальника отделения полиции ОП «Большесельское» Тутаевского МО МВД России (по согласованию);
Окунева Г.Н. – главный редактор газеты «Большесельские вести» (по согласованию);
Прозорова Е.В – директор МУК «Большесельский центр информационно-культурной и музейно-выставочной деятельности».

Приложение 2 к постановлению
администрации Большесельского муниципального района
от 09.06.2017г. № 447

ПЛАН
подготовки и празднования Дня Села Большое Село
«Провинция – душа России»

Источник статьи: http://xn—-8sbbqashcehc4ack1ajc5j5cf.xn--p1ai/documents/1843.html

Урок 6: Бюджет. Составляем смету праздника

Сейчас прекрасное время для проведения веселых праздников, и наверняка в ближайшее время вам необходимо организовать какое-то мероприятие. Не забудьте, что один из основных моментов любого мероприятия – планирование расходов.

Желание устроить «пир на весь мир» понятно, но помните о возможностях. Не стоит устраивать супер банкет, если у бюджета есть определенные рамки. Лучше составить смету праздничных расходов и строго придерживаться бюджета, тогда и праздник будет таким, как вы задумали, и финансы не станут головной болью на ближайшее время.

Считаем гостей «по головам» и проводим маркетинговые исследования

Организатору приходится непросто, например, для подсчета планируемых расходов необходимо «поработать» экономистом. Для начала, подсчитайте, сколько гостей планируется пригласить на торжество. В этом нам поможет список приглашенных.
Далее рассматриваем имеющийся бюджет и сопоставляем его с форматом праздника. Если это юбилей, цифра будет одна, если корпоративный праздник – совсем другая, если свадьба, которую долго и тщательно планировали – третья.
Пробуем силы в роли маркетологов и начинаем анализ рынка. Обзваниваем клубы, рестораны, усадьбы, где организуют праздники, и узнаем примерные расценки. Лучше провести такую маркетинг-разведку задолго до мероприятия, чтобы было время все продумать, «взвесить» и выбрать нужный вариант, исходя из бюджета.

Составляем смету и расставляем приоритеты

Ну и настала пора попробовать себя в роли бухгалтеров – пора составлять смету праздничного мероприятия. Помните, что есть вещи, без которых не обойтись – еда, напитки и т.п., и расходы, которые необязательны, но с ними праздник будет ярче и приятнее – украшения, праздничный торт, карнавальные костюмы и т.п.
Рекомендуем составить две сметы: основную и резервную. В основной будут только обязательные расходы, а в резервную можно включить, «что душе угодно».

Основная смета включает различные расходы, в зависимости от направления праздника. Так, на Новый год необходимы подарки и елочные игрушки, на другие праздники без подарков можно обойтись.

Из опыта работы организатора праздников Екатерины Устиновой:

«Мы всегда предлагаем клиенту не менее трех вариантов бюджета: минимальный, максимальный и оптимальный. В минимальный включаем только самое необходимое, в оптимальном подбираем варианты с разумным сочетанием: «цена-качество». Максимальный предполагает довольно большие расходы, но он и рассчитан на тех, кто может себе позволить устроить грандиозное мероприятие с фейерверками и приглашенными популярными звездами эстрады».

Экономим «с умом»

Всегда можно найти пункты, на которых можно сэкономить, и есть такие, на которых экономить не стоит, иначе праздник оставит у гостей далеко не лучшие впечатления.
Итак, на чем экономить нельзя? Не стоит урезать расходы на:

▪ Угощение – категорически не допускается, чтобы гости остались голодными.
▪ Ведущего – низкая квалификация ведущего оставит впечатление унылого праздника. Гости скучать не должны.

Зато можно сэкономить на:

▪ Аренде помещения. Можно провести его на «домашней» территории, можно договориться на льготные или бартерные условия по предоставлению площадки.
▪ Приглашении звезд эстрады. Замените выступление одной «звезды» хорошим диджеем, который составит музыкальную программу в соответствии со вкусами присутствующих и тематикой.

Транспорт для доставки гостей на место празднования можно включить и в основные расходы, если мероприятие проводится за городом, и добраться до этого места самостоятельно проблематично.

Не выходим «за рамки»

После того, как смета составлена, начинайте закупку необходимых атрибутов праздника и договаривайтесь об аренде с владельцами ресторанов и клубов. Не поддавайтесь на уговоры такого плана: «Давайте наши сотрудники украсят зал, споют и станцуют», если это не запланировано. Задача организатора – не выходить за рамки бюджета.

Для полной оптимизации расходов используйте специальную бесплатную программу, например, [Open Plan] . Она прекрасно подойдет и для реализации отдельных проектов и для решения более сложных задач в рамках бюджета. С помощью этого продукта можно планировать и контролировать реализацию проекта, проводить анализ его выполнения.

Каждый праздник индивидуален, и все расчеты будут зависеть от целей и задач, которые он должен решать. Расценки могут варьироваться, в зависимости от масштабности мероприятия.

Считайте, решайте и устраивайте замечательные праздники – к разумному подходу добавьте некую долю авантюризма, и пусть эти мероприятия станут источником веселого настроения.

А в следующий раз мы поделимся правилами подбора площадки для праздника.

В прошлом выпуске мы устроили еще один опрос на эрудицию. Правильный ответ — чернила делали на основе грибов. Гриб «копринус » растёт на пустыря, на навозе, на почве, богатой азотом. Старея, этот гриб не усыхает, как все остальные грибы, а расплывается водянистой массой насыщенного чёрного цвета. Эту массу и использовали как чернила.

Источник статьи: http://jazhda.ru/urok-6-byudzhet-sostavlyayem-smetu-prazdnika